Материал помещен в архив

ВОПРОС: Исходящий документ создан в организации на бумажном носителе (срок хранения - постоянно). В систему электронного документооборота помещена электронная копия указанного документа, подписанная ЭЦП уполномоченного лица. Оригинал на бумажном носителе отправлен адресату.

При формировании дела для сдачи в архив организации нужно ли создать заверенную копию исходящего документа на бумажном носителе или же можно сформировать в электронное дело созданную электронную копию исходящего документа (без создания копии на бумажном носителе)?

ОТВЕТ: В дело необходимо включить копию исходящего документа на бумажном носителе.

В делопроизводстве организации могут создаваться и использоваться электронные копии документов на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (далее - электронные копии).

Справочно Электронная копия документа на бумажном носителе - электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и подписанное электронной цифровой подписью лица, изготовившего такое электронное отображение (абзац 14 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в самой организации или полученного ею:

• при исполнении документа с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления;

• при отправке посредством электронной почты, информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота;

• для публикации на официальном сайте организации, информационном портале (часть вторая п.53 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

Электронные копии находятся на оперативном хранении в течение сроков, предусмотренных для оригиналов. При передаче оригиналов на хранение в архив организация самостоятельно определяет целесообразность передачи электронных копий в архив или их уничтожения (п.65 Инструкции № 19).

Для документов на бумажном носителе, не подлежащих передаче в архив организации, допускается уничтожение оригиналов после создания электронных копий и организации их надежного хранения (п.67 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.53, пп.65 и 67 Инструкции № 19 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Справочно Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (пп.204-205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

В рассматриваемой ситуации документ был изначально создан на бумажном носителе, поэтому необходимо руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству. Это значит, что организация должна включить в соответствующее дело заверенную копию указанного документа на бумажном носителе.

Порядок заверения копии исходящего документа на бумажном носителе установлен в п.64 Инструкции по делопроизводству.

Так как срок хранения документа - постоянно, то в соответствии с пп.65 и 67 Инструкции № 19 оригинал должен передаваться в архив.

Если бы срок хранения документа был временным (до 10 лет), в дело можно было бы включить созданную электронную копию документа на бумажном носителе.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела