Материал помещен в архив

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ: ОПРЕДЕЛЯЕМ БАЗОВЫЕ ПРАВИЛА

Введение

Для любой организации использование электронной почты несет ряд преимуществ по сравнению с традиционной почтой. Среди них - высокая скорость пересылки информации, низкие затраты на ее создание и пересылку (в т.ч. отсутствие затрат на бумагу, конверты и т.д.), возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации и т.д. В связи с этим электронная почта активно используется в качестве инструмента документооборота во многих организациях Республики Беларусь, дополняя функционал специализированных систем электронного документооборота (в тех организациях, где такие системы внедрены).

В ряде случаев использование электронной почты становится обязательным для организаций в силу требований законодательства Республики Беларусь. Например, согласно Закону РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон об обращениях граждан) с начала 2012 г. все государственные органы и иные государственные организации обязаны принимать к рассмотрению обращения граждан, поступающие к ним по электронной почте, и при наличии оснований, предусмотренных указанным Законом, отвечать на такие обращения (опять же по электронной почте).

Несмотря на активное использование электронной почты, а также наличие законодательно закрепленной обязанности ее использования, многие организации нередко не разрабатывают порядок работы с электронной почтой. Вместе с тем отсутствие регламентации или хотя бы базовых утвержденных руководством организации правил использования электронной почты несет за собой потенциальные риски для организации, связанные с несоблюдением требований законодательства, нарушением информационной безопасности организации, потенциальной утратой пересылаемых посредством электронной почты документов и др.

Как отмечено в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 20.01.2010 № 3, документированная информация, пересылаемая посредством электронной почты, может иметь важное значение как для текущей деятельности организаций, так и в перспективе в качестве источника ретроспективной информации о деятельности организации и ее отдельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необходимых в текущей деятельности организаций, а также при использовании в будущем.

Необходимые организационно-правовые меры

Определяя порядок использования электронной почты в организации, необходимо принять ряд первостепенных организационно-правовых мер, закладывающих фундамент эффективного использования электронной почты.

Ключевой мерой является четкая идентификация системы электронной почты организации. Это означает, что в любой организации необходимо определить и закрепить в локальном нормативном правовом акте (инструкции по делопроизводству, отдельном приказе и т.д.), что именно является системой электронной почты организации. Это позволит в дальнейшем регламентировать порядок использования электронной почты, определять ответственность работников за соблюдение установленного порядка (ведь невозможно привлечь к ответственности работника за некорректное использование того, что неизвестно или ясно не идентифицировано).

В дополнение к этому необходимо определить основной официальный адрес электронной почты организации, т.е. аналог обычного почтового адреса для электронной корреспонденции. Традиционно юридический адрес организации закрепляется в ее уставе, в результате чего осуществляется «привязка» организации к определенному населенному пункту.

Что же касается электронного адреса, с использованием которого организация получает и отправляет свою электронную корреспонденцию, то законодательство не требует его фиксации в учредительных документах. Несмотря на это целесообразно однозначно определить и закрепить в локальном нормативном правовом акте, какой адрес является официальным адресом электронной почты организации. В частности, необходимость четкой идентификации официального адреса электронной почты организации вытекает из норм Закона об обращениях граждан.

Четкая однозначная идентификация системы и официального адреса электронной почты организации позволит рассматривать всю информацию, циркулирующую в такой системе (поступающую и отправляемую посредством официального электронного адреса), как часть документального фонда организации. Это особенно актуально для тех организаций, где использование электронной почты сложилось «стихийно» и электронная переписка ведется с использованием личных (неслужебных) почтовых ящиков. Особенно такое характерно для небольших организаций, где секретарь ведет переписку организации посредством своего личного почтового ящика, расположенного на публичном почтовом сервисе (tut.by, mail.ru, yandex.ru и т.п.). В такой ситуации при увольнении секретарь может безвозвратно «унести» с собой все электронные письма, полученные и отправленные за период своей работы в организации.

Способы идентификации системы электронной почты организации зависят от специфики организации и тех технологий, которые используются для организации ведения электронной переписки.

Примеры формулировок текстов локальных нормативных правовых актов

Пример 1 Система электронной почты ЗАО «Вальс» представляет собой комплекс программно-технических средств, включающих почтовый сервер IBM Lotus Domino Server и почтовые клиенты Mozilla Thunderbird, используемые работниками ЗАО «Вальс» для осуществления отправки и получения сообщений и документов посредством электронной почты в соответствии с локальными нормативными правовыми актами ЗАО «Вальс». Официальным адресом электронной почты ЗАО «Вальс» является info@vals.by. Работникам, использующим систему электронной почты ЗАО «Вальс», предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме: фамилия.имя@vals.by (например: petrov.ivan@vals.by).

Пример 2 Система электронной почты ЗАО «Вальс» представляет собой совокупность электронных почтовых адресов (ящиков), предоставляемых ОАО «Хостер» согласно договору от 14.05.2012 № 25/45 и используемых работниками ЗАО «Вальс» для отправки и получения сообщений и документов в электронном виде в соответствии с локальными нормативными правовыми актами ЗАО «Вальс». Официальным адресом электронной почты ЗАО «Вальс» является info@vals.by. Работникам, использующим систему электронной почты ЗАО «Вальс», предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме: фамилия.имя@vals.by (например: petrov.ivan@vals.by).

Цели и задачи использования системы электронной почты организации

В локальных нормативных правовых актах организации следует определить, для достижения каких целей и решения каких задач будет использоваться система электронной почты организации. Определение целевого назначения системы электронной почты необходимо для закрепления порядка и правил ее использования, а также определения ответственности работников за ее нецелевое использование.

Декларируемой целью использования электронной почты может быть, например, осуществление оперативной документированной коммуникации с филиалами, подчиненными и иными организациями, а также внутри организации. Для решения указанной цели могут ставиться следующие задачи:

• пересылка служебных документов;

• пересылка напоминаний о сроках исполнения разосланных ранее документов;

• согласование принятия управленческих решений;

• подтверждение совершенных действий и др.

В качестве локальных нормативных правовых актов, в которых будет закреплена идентификация системы электронной почты организации, а также определен порядок ее использования, могут выступать приказы (распоряжения) руководителя, инструкция по делопроизводству, инструкция по использованию электронной почты в организации, положение об информационной безопасности и т.д.

Использование работниками электронной почты в личных целях

Определяя целевое назначение системы электронной почты организации, необходимо установить, разрешается ли работникам использовать ее в личных целях.

Порядок, при котором использование системы электронной почты организации в личных целях допускаться не будет, является наиболее приемлемым с точки зрения эффективности управления документами организации и информационной безопасности. Подобный подход, будучи закрепленным в локальных нормативных правовых актах, на законном основании позволит, при необходимости, контролировать состав и содержание информации, получаемой и отправляемой работниками с помощью системы электронной почты организации (в ручном, автоматизированном или смешанном режимах), а также устанавливать ответственность работников за нарушение порядка использования системы электронной почты.

В случае если руководство организации разрешит использование работниками системы электронной почты в личных целях, это создаст необходимость определения четких критериев того, какая информация, пересылаемая посредством системы электронной почты организации, будет относиться к категории служебных документов и сообщений, а какая - к категории личных.

Личная корреспонденция среди всех сообщений и документов, получаемых посредством системы электронной почты организации, может выделяться на основании формальных и (или) содержательных критериев. В первом случае, например, может определяться, что к категории личных сообщений относятся сообщения с пометкой «Личное». Во втором случае критерием отнесения сообщений к категории личных будет служить их содержание.

Независимо от критериев отнесения сообщений электронной почты к категории личных необходимо установить порядок, при котором обработка и хранение личной электронной корреспонденции должны осуществляться отдельно от служебной корреспонденции. Все личные сообщения электронной почты в автоматическом или ручном режиме должны отделяться от служебной электронной корреспонденции и группироваться в самостоятельные электронные папки в почтовых ящиках, перемещаться в отдельные папки на персональных компьютерах, предназначенные для личных файлов работников, и т.д.

Необходимо учитывать, что порядок, при котором допускается использовать систему электронной почты организации в личных целях, создает дополнительные трудности и риски, связанные с необходимостью соблюдения тайны личной переписки работников, ростом объемов почтового трафика, увеличением потерь рабочего времени работников, связанных с получением и отправкой личной корреспонденции, риском компрометации репутации организации в случае использования работниками системы электронной почты для несанкционированных рассылок и др. Для предотвращения подобных издержек может быть определен порядок, при котором работники будут использовать для личных целей не систему электронной почты организации, а личные почтовые ящики, расположенные на сторонних информационных ресурсах, доступ к которым осуществляется посредством Интернета (например, www.tut.by, www.mail.ru, www.yandex.ru и т.д.).

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте положений об использовании электронной почты организации в личных целях

Пример Система электронной почты ЗАО «Вальс» используется для отправки и получения служебной электронной корреспонденции в рамках выполнения функций и задач деятельности организации. Использование системы электронной почты ЗАО «Вальс» в личных целях не допускается. Для отправки и получения электронных сообщений личного характера допускается использовать сторонние ресурсы сети «Интернет» в соответствии с Правилами доступа к сети «Интернет», утвержденными приказом директора ЗАО «Вальс» от 15.04.2012 № 19.

Установление обязанностей и ответственности по работе с документами электронной почты

Для соблюдения работниками установленного порядка использования системы электронной почты организации в локальных нормативных правовых актах необходимо закрепить обязанности работников по соблюдению таких правил и ответственность за их нарушение. В качестве таких правовых актов могут выступать положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам, инструкция по делопроизводству организации и т.д.

Четкое установление обязанностей и ответственности по работе с документами электронной почты требуется для того, чтобы в случае необходимости создания или получения документации было ясно, кто ответственен за осуществление необходимых действий.

В зависимости от категории работников их обязанности могут различаться.

На руководство организации и структурных подразделений могут быть возложены обязанности по нормативному закреплению и поддержанию соблюдения установленного порядка работы с системой электронной почты организации.

На специалистов службы документационного обеспечения управления могут быть возложены обязанности по контролю за соблюдением установленного порядка работы с электронной почтой, в т.ч. соблюдению установленных правил ведения делопроизводства (учета, движения, оперативного хранения документов электронной почты и т.д.), передачи сообщений электронной почты на архивное хранение, обучение персонала установленным правилам работы с электронной почтой и т.д.

Специалисты по информационным технологиям (программисты, системные администраторы и т.д.), как правило, несут ответственность за техническое обеспечение функционирования системы электронной почты организации, а также защиту документов электронной почты от несанкционированного уничтожения или неавторизованного доступа к ним.

Специалисты по информационной безопасности, как правило, отвечают за установление и контроль за соблюдением правил работы с электронной почтой при пересылке информации ограниченного распространения и иной информации, ознакомление с которой посторонних лиц может повлечь за собой убытки для организации.

При этом все работники организации должны нести ответственность за обеспечение сохранности и доступности сообщений электронной почты, образующихся в их деятельности, а также получаемых от внешних источников.

Помимо этого все работники организации должны нести ответственность за:

• содержание сообщений электронной почты;

• соблюдение порядка оформления, хранения сообщений электронной почты и иных правил работы с электронной почтой;

• использование электронной почты в личных целях (в случае недопустимости такого использования).

Работники должны быть ознакомлены с установленной для них ответственностью (т.е. ознакомлены с соответствующими локальными нормативными правовыми документами, в которых эта ответственность закреплена).

Меры ответственности

При определении мер ответственности за несоблюдение работниками установленных обязанностей необходимо руководствоваться трудовым законодательством Республики Беларусь.

В частности, за несоблюдение установленного порядка работы с системой электронной почты организации в отношении работников может быть установлена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РБ.

Согласно ст.198 названного кодекса за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю.

При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.

Для успешного закрепления и применения ответственности работников в организации необходимо определить категории или конкретных работников, допускаемых к использованию системы электронной почты организации. С этой целью может быть составлен отдельный перечень категорий (фамилий) работников. Такой перечень должен включать лишь тех работников, которым использование электронной почты необходимо для выполнения возложенных на них служебных обязанностей. Примерная форма такого перечня приведена ниже.

Перечень может не составляться в случае, если право пользования системой электронной почты организации закрепляется в должностных инструкциях работникам организации, инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных правовых актах.

22.06.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела