Испорченные (аннулированные) бланки с определенной степенью защиты подлежат хранению

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

20.05.2025

В материале рассмотрено:

Понятие бланка с определенной степенью защиты, сроки хранения

Требования к бланкам ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документам с определенной степенью защиты и специальным материалам, являющимся элементами (средствами) защиты бланков и документов от подделки либо содержащим элементы и (или) средства защиты от подделки, установлены Положением о требованиях к бланкам и документам, а также специальным материалам, утв. постановлением Минфина от 10.08.2022 № 34.

На основе бланка с определенной степенью защиты оформляется документ по типовым формам, утвержденным:

• Минфином;

• иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.

Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (подп.3.2.10 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18)). Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (подп.3.1.3 п.3 СТБ 2059-2013).

Одно из направлений организации надлежащего учета бланков с определенной степенью защиты - ведение реестров использованных бланков (документов) с определенной степенью защиты (п.4 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Бланки и документы с определенной степенью защиты», утв. постановлением Минфина от 31.12.2024 № 88).

Бланки с определенной степенью защиты в номенклатуру дел организации не включаются, в номенклатуру дел включаются только документы, учетно-регистрационные формы (журналы, книги), информационные ресурсы (ч.1 п.145 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

В номенклатуру дел включаются реестры использованных бланков (документов) с определенной степенью защиты и документы, созданные на бланках строгой отчетности, и уже они имеют определенный срок хранения.

Например:

• товарно-транспортная накладная - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.197 Перечня № 140);

• листок нетрудоспособности - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.219 Перечня № 140).

Хранение документов по уничтожению бланков с определенной степенью защиты

Вопрос хранения бланков с определенной степенью защиты может возникнуть только лишь в отношении испорченных и аннулированных бланков.

Испорченные и аннулированные бланки с определенной степенью защиты регистрируются в реестрах испорченных (аннулированных) бланков (документов) с определенной степенью защиты (п.5 Национального стандарта № 88).

Уничтожение бланков с определенной степенью защиты оформляется актом об уничтожении бланков (документов) с определенной степенью защиты (п.6 Национального стандарта № 88).

Остальные документы целесообразно сформировать в самостоятельное дело с определенной степенью защиты отчетности (реестры, акты и др.)».

Срок хранения такого дела необходимо установить на заседании экспертной комиссии организации (ЭК) либо ЦЭК.

Справочно ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации (п.57 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Для такого дела можно установить срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Дополнительно по теме • Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)?