Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Итоговая запись к номенклатуре дел организации: 3 ответа на вопросы

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

11.12.2023

Вопрос 1: Как учитывать дело «Трудовые книжки работников» при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года:

• как одно дело, при этом учитываются трудовые книжки работников, принятых на работу в соответствующем году, либо все трудовые книжки, хранящиеся в организации;

• только невостребованные трудовые книжки?

Ответ: Нормативными правовыми актами не установлен порядок отражения трудовых книжек в итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Данный порядок необходимо установить в локальном правовом акте организации.

Такой порядок может быть следующим.

Итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел, в первую очередь, необходима для архива организации, который на основе представленных сведений планирует свое комплектование. В связи с этим количество трудовых книжек не является для него информативным, так как они не передаются в архив.

Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Вариант 1. Дело «Трудовые книжки работников» можно не учитывать, в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры дел поставить «-».

Вариант 2. Дело «Трудовые книжки работников» при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года может учитываться как одно дело, в которое включены документы - трудовые книжки, независимо от их количества. Тогда в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры указывается количество дел «1», где «1» будет показывать, что данное дело заведено, а конкретное их количество учтено по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Вариант 3. Указать в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры дел организации только количество невостребованных трудовых книжек уволенных работников в текущем году.

Данные сведения отразят количество невостребованных трудовых книжек, которые поступят в архив.

Вариант 4. Указать в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры дел общее количество трудовых книжек, находящихся на оперативном хранении в кадровой службе.

Данные сведения отразят конкретное количество дел, находящихся в делопроизводстве кадровой службы.

Несмотря на хранение трудовых книжек в организации на протяжении всего периода работы, они с учетом их специфики не относятся к категории переходящих дел.

Справочно К переходящим относятся следующие категории дел: • дела, которые ведутся на протяжении 2 или более лет до окончательного разрешения вопроса (например, документы о реконструкции или строительстве объекта недвижимости (планы, отчеты, акты, докладные записки и др.), должностные инструкции работникам, положения о структурных подразделениях и др.); • дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы (например, журнал регистрации трудовых договоров, контрактов, журнал регистрации входящих документов, книга учета проверок, книга замечаний и предложений и др.); • дела с распорядительными, инструктивными, методическими документами, поступающими в организацию и формируемыми в отдельное дело на протяжении 2 или более лет с учетом их объема. Например, в организацию в течение делопроизводственного (календарного) года может поступить несколько инструкций, методических указаний (рекомендаций) по тем или иным вопросам деятельности; • дела с договорами, будут переходящими до окончания срока действия договоров, в них помещенных (п.59 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36.

Невостребованные трудовые книжки включаются в опись дел кадровой службы по году увольнения работника, где одна трудовая книжка составляет одно дело.

С учетом изложенного целесообразно применять вариант 1 учета количества томов (частей) дела с трудовыми книжками.

Вопрос 2: Если дело имеет несколько томов, то при составлении итоговой записи к номенклатуре дел о категориях и количестве заведенных дел каждый том учитывается как отдельное дело?

Ответ: Да, каждый том учитывается как отдельное дело.

В итоговую запись к номенклатуре дел организации включаются сведения обо всех делах организации (п.64 Методических рекомендаций № 23).

Сведения в итоговой записи о категориях и количестве вносятся на основе данных, содержащихся в третьей графе «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел организации, где указывается количество заведенных томов (частей) по каждому делу.

Сведения о количестве дел со сроками хранения «До минования надобности» и «До замены новыми» относятся к сведениям о категории дел временного (до 10 лет) хранения (п.61 Методических рекомендаций № 23).

Вопрос 3: Должны ли где-то дополнительно указываться дела, которые были предусмотрены номенклатурой, но в течение года не заводились, при составлении итоговой записи к номенклатуре дел организации?

Ответ: Нет.

По окончании делопроизводственного (календарного) года в номенклатуре дел организации и выписках из нее оформляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК». Отдельно указывается количество электронных дел, гибридных дел и информационных ресурсов (п.61 Методических рекомендаций № 23).

В итоговой записи не указывается количество незаведенных дел.

Данные о том, что дело не заведено, отображаются в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел. При этом графа 3 не заполняется или в ней указывается цифра «0».

Формы документов • Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2023 году (пример).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.