Изменение порядка обработки и приема электронных деклараций, подписанных ЭЦП, с 1 октября 2026 года

Татьяна Новиткевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

05.10.2026

С 1 октября 2026 г. вступила в силу основная часть изменений, внесенных постановлением МНС от 28.02.2025 № 10 в порядок обработки и приема налоговых деклараций и иных документов, представляемых в виде электронного документа. Нововведения направлены на ужесточение контроля за подписантами и повышение прозрачности электронного документооборота. Рассмотрели ключевые аспекты, которые необходимо учитывать в работе.

Читайте в разделах:

Правила и способы представления налоговых деклараций

Налоговая декларация (расчет) представляется по установленной форме в письменной форме или по установленным форматам в виде электронного документа в налоговый орган по месту постановки на учет плательщика (ч.1 п.3 ст.40 НК).

Обязанность направлять отчетность исключительно в виде электронного документа установлена для всех организаций и ИП (п.4 ст.40 НК).

Из этого правила предусмотрены исключения лишь для:

✓   иностранных организаций, не осуществляющих деятельность, которая согласно ст.180 НК рассматривается как деятельность на территории Республики Беларусь через постоянное представительство (абз.2 ч.1 п.4 ст.40 НК);

✓ плательщиков, в отношении которых применяются процедуры в деле о несостоятельности или банкротстве, за исключением санации (абз.2 ч.2 п.4 ст.40 НК);

✓ плательщиков, находящихся в процессе ликвидации (прекращения деятельности) (абз.3 ч.2 п.4 ст.40 НК).

Обратите внимание! При представлении деклараций в письменной форме плательщиками, обязанными представлять их в виде электронного документа, декларации не считаются представленными, за исключением случаев, когда их представление невозможно в связи с: • недоступностью портала МНС; • недоступностью единого портала электронных услуг ОАИС; • ошибками программного обеспечения порталов; • невозможностью подписать документы и (или) информацию в связи с недоступностью зарубежного оператора сотовой подвижной электросвязи и (или) в связи с отсутствием доставки им сообщения, необходимого для использования плательщиком электронной цифровой подписи. При наступлении таких случаев срок представления документов и (или) информации продлевается на время, необходимое для устранения причин, по которым плательщик не может их представить (п.8 ст.27 НК).

Для плательщиков, освобожденных от подачи электронных деклараций, сохранено право подавать декларации в бумажном формате лично, почтовым отправлением или курьером (п.2 ст.27, п.3 ст.40 НК).

При направлении налоговой декларации (расчета) в письменной форме посредством почтовой связи днем ее представления является дата приема почтового отправления, а в электронной форме - дата ее приема, зафиксированная с помощью программных средств налоговых органов (ч.1 п.5 ст.40 НК).

Плательщик вправе использовать один из следующих способов создания и передачи электронного документа в налоговые органы:

• с использованием специализированного программного обеспечения, разработанного МНС и размещенного на портале МНС, которое может быть установлено на компьютере плательщика;

• через личный кабинет плательщика;

• посредством направления на портал МНС xml-файла, подготовленного автоматизированным способом в учетной бухгалтерской программе либо иной информационной системе плательщика (п.3 Инструкции о порядке представления в налоговые органы электронных документов, утв. постановлением МНС от 29.02.2012 № 7).

Уполномоченные представители

С 1 октября 2026 г. налоговые органы будут уделять особое внимание правомочности подписания электронного документа. Плательщик участвует в налоговых отношениях через законных или уполномоченных представителей, чьи полномочия должны быть документально подтверждены (п.1 ст.24 НК).

Справочно Законными представителями плательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании актов законодательства или учредительных документов этой организации (ч.1 п.4 ст.24 НК).

Уполномоченный представитель плательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это ее учредительным документом (ч.2 подп.5.1 п.5 ст.24 НК).

При подписании документов ЭЦП законного представителя (директора, ликвидатора, ИП) дополнительное подтверждение полномочий не требуется. Однако, если декларацию подписывает уполномоченный представитель (например, главный бухгалтер по доверенности или налоговый консультант), необходимо однократно представить в налоговый орган документ, подтверждающий его полномочия (договор, доверенность) (п.3 ст.24 НК).

Это требование действовало и ранее, но с 1 октября 2026 г. оно будет проверяться автоматизировано.

Документ, подтверждающий полномочия (договор, доверенность), представляется любым доступным способом: лично, почтовым отправлением, нарочным (курьером) либо в электронном виде.

Пример 1 ЭЦП оформлена на главного бухгалтера. Для подачи электронных деклараций в налоговый орган требуется представить доверенность, подтверждающую его полномочия за подписью руководителя организации или иного лица.

Формы документов • Доверенность на представление интересов в налоговых органах (пример).

Правила использования ЭЦП

Порядок использования электронной цифровой подписи регулируется Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности (абз.15 ст.1 Закона № 113-З). Электронный документ, подписанный действительной сертифицированной ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.

Владелец личного ключа обязан:

1) хранить в тайне личный ключ. Владелец не вправе передавать ключ третьим лицам, даже если это коллеги по работе;

2) обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения);

3) не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия открытого ключа истек;

4) отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена (ч.3 ст.25 Закона № 113-З).

Обратите внимание! В случае неисполнения владельцем личного ключа указанных выше обязанностей на него возлагается возмещение причиненного вследствие этого вреда (ч.4 ст.25 Закона № 113-З).

Организация вправе получить ЭЦП на должностное лицо (директора, главного бухгалтера и др.). Использовать ЭЦП может только тот сотрудник, на которого она получена.

Пример 2 Главный бухгалтер, на которого оформлена ЭЦП, увольняется. Использование его ключа новым сотрудником для представления налоговых деклараций недопустимо - это является нарушением тайны личного ключа (ст.25 Закона № 113-З). В таких случаях организации необходимо получить новую ЭЦП.

Суть изменений, внесенных постановлением № 10

С октября 2026 г. изменен алгоритм обработки поступающих в ИМНС электронных документов. Ранее электронная налоговая декларация, поступившая на портал МНС, подвергалась форматно-логическому контролю.

С 1 октября 2026 г. Инструкция № 7 дополнена п.5¹, согласно которому после первичного форматно-логического контроля инспекция проверяет еще три аспекта.

1. Правомочность подписания электронного документа плательщика лицом, сведения о котором содержатся в сертификате открытого ключа, атрибутном сертификате (абз.2 ч.1 п.5¹ Инструкции № 7).

Проверяется, является ли лицо, подписавшее документ, законным или уполномоченным представителем плательщика.

Для исполнения этого условия следует учитывать, что руководитель организации выступает законным представителем и подписывает документы без доверенности (ч.1 п.4, п.6 ст.24 НК, ч.1 п.5 ст.186 ГК).

Любое иное лицо - главный бухгалтер, штатный специалист или налоговый консультант - признается уполномоченным представителем и может подписывать отчетность только при наличии предоставленной в МНС доверенности (договора) (пп.5, 6 ст.24 НК).

Пример 3 Главный бухгалтер подписывает своей ЭЦП декларацию, однако организация не направила заранее в ИМНС доверенность на передачу ему соответствующих полномочий (пп.5, 6 ст.24 НК, абз.2 ч.1 п.51 Инструкции № 7). В результате система МНС фиксирует отсутствие подтвержденных полномочий у владельца ключа и отклоняет декларацию (ч.2 п.51 Инструкции № 7).

2. Наличие у налогового органа информации о нарушении тайны личного ключа ЭЦП плательщика или его представителя (абз.3 ч.1 п.5¹ Инструкции № 7).

Если у налогового органа появится информация о том, что ЭЦП использовало другое лицо, прием документа блокируется (абз.3 ч.1 п.5¹ Инструкции № 7).

Пример 4 Руководитель организации, уезжая в длительный отпуск, оставил свой USB-носитель с личной ЭЦП главному бухгалтеру для отправки квартальной декларации. Если данный факт компрометации ключа станет известен налоговым органам, это будет основанием для отказа в приеме налоговой декларации (ч.2 п.51 Инструкции № 7).

3. Наличие обстоятельств, указанных в ч.4 п.6 ст.40 НК.

Справочно Налоговая декларация (расчет) по налогу с внесенными изменениями и (или) дополнениями не представляется: • в период проведения проверки за налоговый либо отчетный период, подвергаемый проверке; • за налоговый либо отчетный период, подвергнутый проверке (ч.4 п.6 ст.40 НК). Исключения составляют ситуации, когда изменения и (или) дополнения связаны с отражением результатов проверки в бухгалтерском или налоговом учете либо с отражением в бухгалтерском или налоговом учете обстоятельств, которые наступили после начала проверки, но имеют отношение к проверяемому периоду (абз.3 ч.5 п.6 ст.40 НК).

Пример 5 Организация подала уточненный расчет по налогу на недвижимость в период проведения налоговой проверки (ч.4 п.6 ст.40 НК, абз.4 ч.1 п.51 Инструкции № 7). Декларация будет отклонена (ч.2 п.51 Инструкции № 7).

В случае установления любого из этих трех обстоятельств налоговый орган не примет декларацию к дальнейшей обработке (ч.2 п.5¹ Инструкции № 7).

Порядок уведомления плательщика

Если электронный документ не проходит установленные критерии проверки, в личный кабинет плательщика не позднее 2-го рабочего дня, следующего за днем получения такого документа, направляется сообщение об отказе в приеме налоговой декларации и документов, прилагаемых к ней, либо сообщение об отказе в приеме документа по формам согласно приложениям 1¹ и 2¹ к постановлению № 7. Указанные сообщения формируются с использованием программных и технических средств и подписываются ЭЦП, владельцем личного ключа которой является МНС (ч.2 п.5¹ Инструкции № 7).

В сообщении инспекция обязана указать конкретную причину отклонения (приложения 1¹ и 2¹ к Инструкции № 7).

Обратите внимание! Отказ в приеме декларации означает, что она считается непредставленной. Это создает риск привлечения к административной ответственности, если будет нарушен срок представления налоговой декларации (ст.14.2 КоАП).

Практические рекомендации для минимизации рисков

Чтобы избежать проблем, связанных с ЭЦП, и обеспечить безопасный документооборот:

1) не допускайте передачу ЭЦП другим лицам;

2) оформляйте полномочия документально;

3) разработайте ЛПА, например положение об использовании ЭЦП, в котором пропишите:

- порядок получения, хранения и уничтожения ключей;

- ответственных лиц;

- алгоритм действий при увольнении или временном отсутствии владельца ключа;

- действия при компрометации или утере ЭЦП;

- запрет на передачу ключей третьим лицам;

4) проводите инвентаризацию ЭЦП не реже одного раза в год. Это позволит вовремя выявить недействующие ключи и избежать ситуаций, когда отчетность подписывается просроченной или отозванной ЭЦП;

5) контролируйте сроки действия ключей. Недействующей ЭЦП подписать и отправить декларацию нельзя.