Материал помещен в архив

ИЗМЕНЕНИЯ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРИ РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, ФОРМИРОВАНИИ ГИБРИДНЫХ ДЕЛ.
Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39

С 22 марта 2019 г. вступили в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), внесенные комментируемым постановлением № 39.

Инструкцией по делопроизводству определено, что особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (часть четвертая п.3).

В связи с этим из Инструкции по делопроизводству исключены нормы, устанавливающие требования к электронным документам. Инструкция по делопроизводству регулирует только работу с документами в электронном виде, при этом отдельные требования к электронным документам и документам в электронном виде могут совпадать.

Работа с документами в электронном виде

Инструкция по делопроизводству дополнена п.137¹, согласно которому письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции по делопроизводству.

Таким образом, форма бланка для документа в электронном виде из п.30 Инструкции по делопроизводству исключена, как и приложение 21, и заменена формой письма в электронном виде, что стало согласовываться с п.21 Инструкции по делопроизводству.

Значительное изменение претерпели пп.236 и 237 Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.236 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

При работе с документами в электронном виде необходимо обращать внимание:

1) на сроки хранения таких документов;

2) на создание в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности.

Целостность документа означает его неизменность, то есть обеспечение защиты документа от изменения.

Обратите внимание! Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. При этом архивному хранению подлежат дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет (пп.204, 236 Инструкции по делопроизводству).

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке (часть пятая п.237 Инструкции по делопроизводству).

В случае поступления документов в организацию одновременно по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе, архивному хранению подлежит документ на бумажном носителе. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству).

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Справочно Целостность документов в электронном виде (у электронных документов ее обеспечивает электронная цифровая подпись) могут обеспечивать авторизация внутри информационной системы (например, АС ДОУ), работа на автоматизированном рабочем месте под логином и паролем и др.

Организации получили право разработать аналогичный перечень, содержащийся в приложении 20, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству). Это в первую очередь касается документов, образующихся в деятельности организации и не включенных в перечень типовых документов с указанием сроков хранения.

При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел, содержащих документы на бумажном носителе (часть четвертая п.236 Инструкции по делопроизводству).

Формирование гибридных дел

Кардинально изменились требования к формированию гибридных дел.

Гибридные дела в пределах одного дела объединяют документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе.

Теперь гибридные дела могут существовать только на оперативном хранении (часть третья п.237 Инструкции по делопроизводству), затем, если они подлежат архивному хранению, гибридные дела должны расформировываться на два самостоятельных дела:

1) документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

2) документы в электронном виде формируются в электронное дело.

Справочно Ранее они должны были приводиться к одному виду.

Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок. При этом есть оговорка, что такое формирование дел возможно только если в архиве организации созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности.

Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков (часть третья п.237 Инструкции по делопроизводству).

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (часть пятая п.237 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, в момент создания документа в электронном виде необходимо взять во внимание конец его жизненного цикла: созданы ли в архиве организации условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности. Соответственно, если:

• условия созданы - можно формировать как гибридные, так и электронные дела с документами временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения (при этом допускается создавать такие документы в строго определенном формате);

• условий нет - создается документ на бумажном носителе (для исходящих и внутренних документов) или досылается вариант документа на бумажном носителе (для входящих документов).

В исключительных случаях, когда условия для хранения документов временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения не созданы, однако такие документы поступили в организацию или были созданы в силу требований актов законодательства (например, статистические отчеты), для хранения необходимо изготовить копию электронного документа на бумажном носителе и удостоверить ее в соответствии с Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Справочно О других изменениях в Инструкции по делопроизводству см. здесь.

08.04.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела