Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИЗМЕНЕНИЯ В ПОРЯДКЕ ЗАВЕРЕНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Анализ изменений

15 января 2013 г. постановлением Минюста РБ № 9 «О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее - постановление № 9) п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), изложен в новой редакции.

Постановление № 9 разработано в соответствии с требованиями п.4 постановления Совета Министров РБ от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее - постановление № 1256).

Пунктом 4 постановления № 1256 установлено, что копии документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, и выписки из них, выдаваемые юридическими лицами по заявлениям (запросам) граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее - обратившиеся лица) или их представителей, оформляются в порядке, установленном Министерством юстиции РБ.

Вопросы оформления документов и их копий, включая выписки, комплексно регламентированы Инструкцией по делопроизводству. В частности, требования к порядку оформления и заверения копий документов установлены ее п.64. В целях приведения норм Инструкции по делопроизводству в соответствие с положениями постановления № 1256 п.64 Инструкции изложен в новой редакции.

При анализе изменений в части оформления и заверения копий документов, прежде всего, следует обратить внимание на то, что наряду с традиционно применяемым в сфере делопроизводства термином «заверение копии» в п.64 включен в качестве синонима термин «засвидетельствование копии». Включение данного термина в Инструкцию по делопроизводству обусловлено положениями подп.1.5 и 1.6 п.1 постановления № 1256.

Так, подп.1.5 п.1 установлено, что юридические лица обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления им обратившимися лицами (их представителями), если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов. Подпунктом 1.6 п.1 определено, что юридические лица в установленных данным постановлением случаях должны рассматривать заявления обратившихся к ним лиц (их представителей) о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности.

Выписка из документа

Пункт 64 Инструкции по делопроизводству дополнен частью третьей, которая вводит понятие «выписка из документа» и раскрывает его содержание.

Необходимость включения в п.64 Инструкции по делопроизводству понятия «выписка из документа» обусловлена положениями п.3 постановления № 1256, который предусматривает выдачу обратившимся лицам не только копий документов, но и выписок из документов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц. В связи с этим частью третьей п.64 Инструкции по делопроизводству установлено, что выпиской из документа является копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке.

Данное определение несколько отличается от определения, приведенного в предварительном государственном стандарте Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - СТБ П 2059-2010), согласно которому выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. Определение, приведенное в СТБ П 2059-2010, представляется более точным.

В зависимости от вида копии (способа ее изготовления) она также может воспроизводить лишь часть реквизитов документа. Например, копии, полученные с использованием средств оперативной полиграфии (так называемые факсимильные копии, или ксерокопии) будут воспроизводить все реквизиты подлинника документа, с которого они изготовлены, в т.ч. факсимильную подпись уполномоченного должностного лица, подписавшего документ, визы (если они оформлены не на обороте), отметку об исполнении документа и направлении его в дело и др. В то же время копии, полученные автоматически при печатании документа с использованием технических средств (например, копии исходящих документов, дополнительные экземпляры распорядительных документов и др.), все реквизиты подлинника документа воспроизводить не будут: такие копии печатаются не на бланке, на них не будет воспроизводиться реквизит «Визы» и т.д. В связи с этим воспроизведение части реквизитов документа является отличительной характеристикой выписки по отношению не ко всем видам копий, а лишь к тем, которые получены, например, с использованием средств оперативной полиграфии.

Отличительной особенностью выписки от других видов копий является то, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из 5 пунктов, то в текст выписки из этого приказа могут быть включены 1, 2, 3 или 4 пункта. Нумерация этих пунктов в выписке должна соответствовать нумерации пунктов в подлиннике документа. При этом констатирующая часть распорядительного документа в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Частью третьей п.64 установлено также, что выписки из документов оформляются на общем бланке. Это позволяет экономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В то же время следует учитывать, что на общем бланке могут быть подготовлены выписки только из тех документов, которые созданы самой организацией. Например, подп.1.2 п.2 постановления № 1256 установлено, что юридические лица должны выдавать обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т.п.). Очевидно, что в данном случае общий бланк для изготовления выписки из документа использоваться не может.

Общий бланк не может использоваться для изготовления выписки из документа также и в том случае, если изменилось содержание реквизитов бланка, например, при изменении наименований организации, создавшей документ, или вышестоящей организации. В этом случае реквизиты бланка воспроизводятся в выписке с помощью технических средств в точном соответствии с тем, как они указаны на бланке, на котором был подготовлен подлинник документа.

Порядок оформления копий

В целях реализации п.4 постановления № 1256 п.64 Инструкции по делопроизводству дополнен частью седьмой, согласно которой копии документов, предоставляемые обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй-шестой данного пункта.

В новой редакции изложено также содержание части восьмой п.64 Инструкции по делопроизводству, которой установлено, что при пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

В этом контексте следует обратить внимание на то, что согласно подп.1.6 п.1 постановления № 1256 юридические лица должны рассматривать заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон № 300-З) либо Законом РБ от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее - Закон № 433-З).

Закон № 300-З, а также разработанное в соответствии с его требованиями Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786, не содержат особых требований к порядку заверения копий документов. На этом основании заверение копий документов, выдаваемых юридическими лицами по заявлениям обратившихся лиц (их представителей) для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов, при рассмотрении таких заявлений в соответствии с Законом № 300-З должно осуществляться согласно требованиям, установленным частями пятой-восьмой п.64 Инструкции по делопроизводству.

В то же время при рассмотрении указанных заявлений о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом № 433-З следует учитывать, что делопроизводство по административным процедурам ведется на основании требований отдельного нормативного правового акта Республики Беларусь - Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 07.05.2009 № 39. Пунктом 20 данной Инструкции предусмотрено, что заверение копий справки или другого документа, выданного уполномоченным органом по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004), если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа. В частности, порядок заверения копий документов установлен п.5.25 СТБ 6.38-2004.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Таким образом, в настоящее время параллельно действуют 2 нормативных правовых акта Республики Беларусь, устанавливающих требования к оформлению копий документов и выписок из них по результатам рассмотрения заявлений обратившихся лиц о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом № 433-З. В целях дальнейшего совершенствования законодательства по указанным вопросам представляется целесообразным внесение изменения в п.20 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях путем замены отсылочной нормы на Инструкцию по делопроизводству.

Незначительное, но существенное дополнение содержится в части двенадцатой п.64 Инструкции по делопроизводству. Теперь Инструкция по делопроизводству допускает удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника и предназначенные не только для рассылки, но и для внутреннего пользования. Таким способом можно удостоверять, например, копии документов, полученные автоматически при печатании документов с использованием технических средств и предназначенные для передачи в структурные подразделения организации, включения в состав личных дел работников и т.д.

Изменения состава документов, копии которых может заверять организация

Важные изменения внесены также в состав документов, копии которых может заверять организация. В п.64 Инструкции по делопроизводству (часть тринадцатая) сохранена норма, предоставляющая право организации заверять копии документов, которые созданы в самой организации, а также копии документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.). В Инструкцию по делопроизводству также включено положение, согласно которому организация может заверять копии документов, предусмотренных постановлением № 1256 и иными актами законодательства.

Следует обратить внимание, что подп.1.1-1.3 п.1 постановления № 1256 предусматривают выдачу и свидетельствование верности копий документов организацией (юридическим лицом) в 3 случаях:

1) если это исходящие от организации (юридического лица) документы, которые необходимы обратившимся лицам для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов (за исключением исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами;

2) если это имеющиеся у организации (юридического лица) документы других юридических лиц, которые необходимы обратившимся лицам для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов, при этом копии таких документов от других юридических лиц непосредственно получить невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т.п.);

3) если это имеющиеся у организации (юридического лица) документы, которые необходимы другим юридическим лицам (их представителям) для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц.

В первых 2 случаях копии документов выдаются по заявлениям граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (их представителей), в 3-м - по запросам юридических лиц (их представителей). В 3-м случае копии документов, выдаваемых по запросам юридических лиц, могут быть засвидетельствованы в том случае, если это копии документов, созданных в самой организации.

Заверение копий личных документов при решении вопросов приема граждан на работу

Из Инструкции по делопроизводству исключена норма, согласно которой без разрешения сторонних организаций допускалось изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формирования личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.). Дипломы, свидетельства об образовании, трудовые книжки, иные аналогичные документы относятся к категории личных документов. Заверение копий личных документов в указанных целях допускалось частью одиннадцатой предыдущей редакции п.64 Инструкции по делопроизводству.

Справочно Личный документ - официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или) его обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера (п.3.1.22 СТБ П 2059-2010).

При этом следует учитывать, что согласно подп.1.5 п.1 постановления № 1256 юридические лица обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления им обратившимися лицами (их представителями), если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов.

Изложенное позволяет сделать вывод, что организация, иное юридическое лицо не только имеет право, но и обязано заверять копии документов (свидетельствовать верность копий документов), предоставляемых гражданами в эту организацию (т.е. копий документов, которые необходимы самой организации). В том числе возможно заверение копий личных документов при решении вопросов приема граждан на работу, например, для формирования личных дел. Так как такие копии не предоставляются юридическим лицом гражданам, а, наоборот, предоставляются гражданами в организацию (иное юридическое лицо), то для указанных целей копии таких документов в организации могут быть заверены любым из способов, установленных новой редакцией п.64 Инструкции по делопроизводству.

В том числе представляется возможным не заверять копии таких документов, изготовленных с использованием средств оперативной полиграфии (так называемых ксерокопий) для включения их в состав личных дел работников.

Очевидно, что в данном случае применение норм части седьмой п.64 Инструкции по делопроизводству, содержащей требования к порядку заверения копий документов, предоставляемых обратившимся лицам по их заявлениям (запросам), не обязательно.

Заверение копии (выписки) трудовой книжки

Частью тринадцатой новой редакции п.64 Инструкции по делопроизводству установлено, что организация может заверять копии документов, предусмотренных и иными актами законодательства. Одним из таких актов законодательства является постановление Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (далее - Инструкция № 30).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции № 30 действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

В соответствии с частью четвертой п.50 Инструкции № 30 в случае необходимости наниматель выдает работнику по его письменной просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек. Так как выписка является одним из видов копий, то на основании данной нормы представляется возможным заверение и других видов копий трудовых книжек.

В то же время изготовление и заверение копии (свидетельствование верности копии) трудовой книжки работника организацией-нанимателем (юридическим лицом - нанимателем) возможно как на основании подп.1.3 п.1 постановления № 1256 по запросу другого юридического лица (его представителя), так и организацией, в которую представлена копия на основании подп.1.5 п.1 постановления № 1256.

В этом случае копия трудовой книжки может быть изготовлена средствами оперативной полиграфии в соответствии с положениями части одиннадцатой п.64 Инструкции по делопроизводству.

Согласно части первой п.50 Инструкции № 30 наниматель обязан выдать работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней. При необходимости подлинник трудовой книжки вместе с копией может быть представлен другой организации (юридическому лицу) для подтверждения соответствия копии подлиннику. В этом случае копия трудовой книжки может быть заверена организацией, в которую представлена на основании норм подп.1.5 п.1 постановления № 1256.

Заверение копий документов, предусмотренных иными актами законодательства

В отношении возможности заверения копий иных личных документов (свидетельств о рождении, документов об образовании и т.п.) нормативные правовые акты Республики Беларусь исключительных норм не содержат. Следовательно, заверение копий этих документов организацией (юридическим лицом) согласно подп.1.5 п.1 постановления № 1256 возможно только в случае, если они предоставлены этой организации (юридическому лицу) обратившимися лицами (их представителями) и необходимы самой этой организации (юридическому лицу).

На этом основании организации (юридические лица) не вправе более заверять копии личных документов по просьбам граждан (за исключением хранящихся у них личных документов, как правило, трудовых книжек работников), если эти копии необходимы для представления гражданами третьим лицам (иным организациям, юридическим лицам). В то же время копии таких документов должны быть заверены теми организациями (юридическими лицами), в которые граждане представляют эти документы.

16.04.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела