Материал помещен в архив

ВОПРОС

К исходящему документу часто прилагаются съемные машинные носители с документированной информацией (диски, флеш-карты и др.).

Нужно ли в таком случае подшивать в соответствующее дело вместе с копией исходящего документа копию съемного машинного носителя?

ОТВЕТ

Прямой обязанности не установлено. Вопрос решается организацией самостоятельно.

Исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, регистрируются в службе документационного обеспечения управления после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания (подп.141.1 п.141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях (подп.141.8 п.141 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, Инструкция по делопроизводству закрепила необходимость помещения в дело копии исходящего сопроводительного документа на общих основаниях. Однако вопрос включения копии машинного носителя, отправляемого в качестве приложения к исходящему документу, она не регламентирует.

Указанный вопрос решается организацией самостоятельно и закрепляется в локальных правовых актах (например, инструкции по делопроизводству и др.).

На решение о помещении в дело будет влиять сфера деятельности организации, характер отправляемой на съемных машинных носителях документированной информации и другие факторы организационного и технического характера.

В ЛПА организации можно закрепить норму: копия документа, отправляемого другим организациям на съемном носителе, хранится в электронном виде (например, на сервере, в облачном хранилище и др.).

16.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 по февраль 2021 года