Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как часто нужно актуализировать номенклатуру дел в организации?

ОТВЕТ: Сводная номенклатура дел в организации пересматривается, уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации ежегодно.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Обратите внимание! Несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка их формирования.

Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), в небольших организациях - на секретаря.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, точно так же следует поступать и при реорганизации организации.

Номенклатура оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Ежегодно номенклатура дел в организации пересматривается, уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 Правил).

Если в течение года в структурных подразделениях появились дела, не включенные в номенклатуру дел, то она подлежит пересмотру, пересогласованию и переутверждению.

Так, ответственный за делопроизводство в конце года представляет в службу ДОУ эту информацию, которая может быть оформлена докладной запиской на имя начальника службы ДОУ (заместителя руководителя).

Пример Заместитель директора по учебной работе учреждения образования назначен председателем экспертной комиссии. Следовательно, на его имя необходимо подготовить докладную записку. На заседании экспертной комиссии принимается решение о включении вновь заведенных дел в номенклатуру дел организации.

После внесения необходимых изменений и уточнений, согласования, подписания сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года со всеми дополнениями и изменениями.

Номенклатура дел в государственном архиве в случае изменения функций и структуры организации пересогласовывается не реже одного раза в 5 лет (п.29 Правил).

14.11.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»