Как должен выглядеть второй экземпляр официального исходящего письма: аналогично оригиналу? И должна ли быть в нем шапка письма? 09.10.2024 автор Дернович Е.

Вопрос-ответ от 09.10.2024
Автор: Дернович Е.

Как должен выглядеть второй экземпляр официального исходящего письма: аналогично оригиналу? И должна ли быть в нем шапка письма?

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Установить закладку

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

09.10.2024

ВОПРОС

ОТВЕТ

В деле остается копия исходящего письма, которая воспроизводит текст документа и часть его реквизитов (пп.56, 59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность служащего лица, заверившего копию (ч.5 п.56 Инструкции № 4).

При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на экземплярах, остающихся в деле (ч.5 п.56 Инструкции № 4).

Исходящее письмо, направляемое в другую организацию (пример)

Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi Паштовы адрас Камунiкацыйныя даныя Камерцыйныя даныя	Наименование вышестоящей организации Наименование организации Почтовый адрес Коммуникационные данные Коммерческие данные

14.10.2024 № 4-8/12/25-А На № ____ ад _________	Адресат

Заголовок к тексту

Текст

Директор общества

Подпись

И.И.Иванов

Копия исходящего письма, остающаяся в деле организации:

14.10.2024 № 4-8/12/25-А
На № ____ ад _________

Адресат

Заголовок к тексту

Текст

Директор общества

И.И.Иванов

Верно

Подпись Ю.Л.Соколова

Вместе с тем не запрещено оформлять два экземпляра документа, один из которых остается в деле организации. В таком случае они будут идентичными.

Дополнительно по теме

• Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.

Настройте параметры использования файлов cookie