Материал помещен в архив

ВОПРОС (ОАО «Т»): Как исчисляется срок хранения для документов, которые согласно Перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), могут храниться «до минования надобности»?

ОТВЕТ: В отношении некоторых видов документов Перечень предоставляет организациям право самостоятельно определять сроки хранения. В этом случае вместо конкретного срока хранения в Перечне используется отметка «До минования надобности». Согласно п.11 примечаний к Перечню отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, в делопроизводстве которых эти документы образовались, исходя из практической и иной необходимости. При включении в номенклатуру дел организации документов, для которых Перечнем установлен срок хранения «До минования надобности», можно не конкретизировать в ней срок хранения соответствующих дел, а в графе 4 номенклатуры дел так и указать: «До минования надобности».

Выделять к уничтожению документы (дела) со сроком хранения «До минования надобности» следует с осторожностью, исходя из всестороннего анализа не только содержания документов, но также контекста их использования. Например, согласно п.125 Перечня срок хранения сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения - «До минования надобности». При принятии решения об уничтожении такой описи следует учитывать, что она должна сохраняться, пока в архиве организации хранится хотя бы одно дело временного хранения, указанное в ней.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»