Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как исчисляется срок хранения для документов, которые согласно перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), могут храниться «до минования надобности»?

ОТВЕТ: Срок устанавливается организацией самостоятельно исходя из практической необходимости документа.

В отношении некоторых видов документов Перечень предоставляет организациям право самостоятельно определять сроки хранения. В этом случае вместо конкретного срока хранения в Перечне используется отметка «До минования надобности». Согласно п.11 примечаний к Перечню отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, в делопроизводстве которых эти документы образовались, исходя из практической и иной необходимости. При включении в номенклатуру дел организации документов, для которых Перечнем установлен срок хранения «До минования надобности», можно не конкретизировать в ней срок хранения соответствующих дел, а в графе 4 номенклатуры дел так и указать: «До минования надобности».

Выделять к уничтожению документы (дела) со сроком хранения «До минования надобности» следует с осторожностью, исходя из всестороннего анализа не только содержания документов, но также контекста их использования.

Пример Срок хранения сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения - «До минования надобности» (п.125 Перечня). При принятии решения об уничтожении такой описи следует учитывать, что она должна сохраняться, пока в архиве организации хранится хотя бы одно дело временного хранения, указанное в ней.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

29.06.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года