Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как хранить в организации локальные нормативные правовые акты, разработанные различными структурными подразделениями, в случае, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле?

ОТВЕТ: Целесообразно хранить ЛНПА вместе с приказами.

Вопросы систематизации документов в дела регламентируются главой 11 «Формирование дел» Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (п.168 указанной Инструкции).

В главе 11 закреплено, что приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела. Иначе говоря, в зависимости от объема приложения, на усмотрение работника, ответственного за формирование дела с приказами, оно может быть подшито к приказу или сформировано в отдельное дело.

Для повышения сохранности документов, их учета и поиска целесообразно приложения формировать в дело вместе с документами, к которым они относятся, а для удобного использования в работе - заводить отдельное дело с копией необходимого приложения (или приложениями). В таком случае в номенклатуру дел вносится соответствующее дело с отметкой «Копия».

Пример 1-4 «Приказы директора организации по основной деятельности» (в этом деле формируются приказы с оригиналами приложений к ним). 6-9 «Положение о… Копия» (в этом деле формируется копия приложения. При этом в графе 5 номенклатуры дел делается отметка «Подлинник в деле № 1-4» или «Подлинник в канцелярии»).

14.07.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела