Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

12.09.2024

ВОПРОС

Как хранить в организации ЛПА, разработанные различными структурными подразделениями, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле?

ОТВЕТ

Целесообразно хранить ЛПА вместе с приказами.

Вопросы систематизации документов в дела регламентируются гл.12 «Формирование дел» Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Справочно Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и систематизация документов внутри дел (абз.32 п.3 Инструкции № 4).

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела (ч.3 п.154 Инструкции № 4).

Иначе говоря, в зависимости от объема приложения, на усмотрение работника, ответственного за формирование дела с приказами, оно может быть подшито к приказу или сформировано в отдельное дело.

Для повышения сохранности документов, их учета и поиска целесообразно приложения формировать в дело вместе с документами, к которым они относятся, а для удобного использования в работе - заводить отдельное дело с копией необходимого приложения (или приложениями). В таком случае в номенклатуру дел вносится соответствующее дело с отметкой «Копия».

Пример 1-5 «Приказы директора организации по основной деятельности» (в этом деле формируются приказы с оригиналами приложений к ним). 7-9 «Положение о… Копия» (в этом деле формируется копия приложения. При этом в графе 5 номенклатуры дел делается отметка «Подлинник в деле № 1-4» или «Подлинник в отделе кадров»).

Дополнительно по теме Положение о порядке разработки, принятия и утверждения ЛПА организации (пример).