Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

16.05.2022

ВОПРОС

Как нужно хранить дела временного (до 10 лет) хранения в структурных подразделениях?

ОТВЕТ

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат оперативному хранению в структурных подразделениях.

С момента их заведения и до уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (пп.213, 214 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

При заведении дела подлежат частичному оформлению. Частичное оформление дела при заведении предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п.182 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Обложка дела: каталог форм. • Приказы по административно-хозяйственным вопросам: формирование, оформление, срок хранения.