Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как обеспечить целостность и сохранность электронных документов?

ОТВЕТ: Обеспечить защиту электронных документов и разработать локальные правовые акты по защите информации.

Для предотвращения хищения или подделки электронных документов организациям необходимо:

1) обеспечить защиту электронных документов на протяжении всего жизненного цикла;

2) разработать локальные правовые акты по защите информации (п.20 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

Локальные правовые акты должны отражать следующие вопросы:

• управление процессом доступа к электронным документам;

• протоколирование работы исполнителей с электронными документами;

• организацию резервного копирования и восстановление данных.

Управление процессом доступа к электронным документам включает в себя следующие элементы:

• категорирование электронных документов по уровню доступа;

• установление прав доступа исполнителей к электронным документам;

• делегирование прав исполнителям в отношении возможных действий, производимых с электронными документами (редактирование, визирование, подписание).

Управление процессом доступа осуществляется совместно с работниками службы документационного обеспечения управления и структурного подразделения, в функции которого входят вопросы информационных технологий (п.21 Инструкции № 19).

Протоколирование работы исполнителей с электронными документами осуществляется при помощи журнала событий. В данном журнале отображается информация о (об):

• всех действиях, производимых с электронными документами;

• исполнителе, выполнявшем действие;

• дате и времени действия;

• нарушениях (попытках нарушений) установленного порядка доступа (п.22 Инструкции № 19).

Обратите внимание! Внесение информации в журнал событий должно осуществляться автоматически (без вмешательства работников организации). Данные журнала событий должны быть защищены от модификации и удаления из системы электронного документооборота.

Резервное копирование и восстановление данных в организациях осуществляется в соответствии с утвержденным графиком.

Выполнение резервного копирования фиксируется в специальном журнале согласно приложению 3 к Инструкции № 19 (п.23 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в пп.20-23 Инструкции № 19 внесены изменения, приложение 3 к данной Инструкции исключено постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

25.04.2019

Дмитрий Варнашов, документовед