Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как оформляется график передачи дел в архив? В какой форме необходимо указать сроки передачи дел на архивное хранение?

ОТВЕТ: График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив составляется по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

В архиве организации составляются:

• план работы на год;

• график приема дел в архив организации;

• график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета (п.11 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее - Правила работы архивов).

Одна из основных функций архива - прием дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу из структурных подразделений в архив организации. В этих целях архивом составляется график приема дел в архив организации. График подписывается составителем (заведующим архивом, иным лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем организации, а затем доводится до сведения структурных подразделений.

Форма графика приема дел в архив приведена в приложении 3 к Правилам работы архивов.

Обратите внимание! В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется (часть четвертая п.13 Правил работы архивов).

В архиве организации, которая также является источником комплектования государственного архива, составляется график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета. Такой график составляется по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

17.04.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела