Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

09.02.2022

ВОПРОС

Как оформлять второй экземпляр остающегося в организации письма?

ОТВЕТ

Копии остающихся в организации писем оформляются не на бланке для письма, а на стандартном чистом листе бумаги с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению писем.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи) (п.133 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

В организации должны оставаться копии всех исходящих писем (ответных или инициативных).

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия».

Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть (п.3.1.29 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Копии делятся на выписки и отпуски.

Справочно Выписка - это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола), а отпуск - это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» разговорное и не используется в НПА в сфере делопроизводства и архивного дела.

Основные аспекты оформления копий писем:

1) копии писем, остающихся в деле организации, оформляются не на бланке для письма, а на стандартном чистом листе бумаги с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению писем;

2) на копиях писем, остающихся в деле организации, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (ч.8 п.64 Инструкции № 4).

Пример Верно Подпись И.И.Иванов

3) на копиях писем, остающихся в деле организации, при их согласовании оформляются визы (ч.7 п.61 Инструкции № 4);

4) копия письма может не содержать собственноручной подписи руководителя, так как при подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.