Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

23.03.2022

ВОПРОС

Как организовать регистрацию документов, имеющих гриф «для служебного пользования», таких как техническое задание (ТЗ), тактико-техническое задание (ТТЗ), методики и прочая документация по ОКР, НИР? Где ставить регистрационный номер на ТЗ и нужно ли?

ОТВЕТ

Следует установить в ЛПА организации самостоятельно.

Регистрация осуществляется в соответствии с локальными правовыми актами (ч.1 п.6 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783).

Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующего факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

При решении этого вопроса надо исходить из того, подлежит ли регистрации данная категория документов в организации независимо от доступа к информации.

Если:

• подлежит, то такая документация, содержащая служебную информацию ограниченного распространения, также регистрируется;

• если нет, то возможно ведение учетной формы (например, журнала учета технических заданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения) для таких документов, которая не является регистрационной. В таком случае регистрационный индекс не будет проставляться на документе.

Порядок, установленный в организации, должен быть закреплен в ЛПА.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.