Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как отображать количество томов переходящего дела - книги учета проверок в акте о выделении к уничтожению документов и дел?

ОТВЕТ: В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается количество дел (томов) по номенклатуре дел последнего года, в котором велось переходящее дело.

Если учетно-регистрационная форма велась до заполнения, то она представляет собой одно дело, соответственно, в акте о выделении к уничтожению документов и дел в графе «Количество дел (томов, частей)» указывается «1». Отметка «Переходящее» в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел указывает на то, что каждый год в ней учитывалось одно и то же дело.

Необходимо отметить, что переходящие учетно-регистрационные формы всегда образуют только один том, так как заведение новой регистрационной формы будет являться уже заведением нового дела.

Переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения. При составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены (п.196 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.196 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

18.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела