Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как поступать с должностными инструкциями работников, помещенными в личные дела, поскольку срок хранения личных дел - 75 лет, должностных инструкций - 50 лет? Следует ли оставлять должностные инструкции в личных делах?

ОТВЕТ: Должностные инструкции можно оставить в личных делах или изъять из личных дел и сформировать в отдельное дело.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела (часть вторая п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Соответственно личные дела и должностные инструкции относятся к одной группе документов.

1. В случае необходимости организация может продлевать установленные сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов.

Увеличение сроков хранения документов допускается по решению экспертной комиссии организации, которое должно быть оформлено протоколом (п.9 примечаний к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

2. Если организация не желает продлевать срок хранения должностных инструкций, она может при подготовке личных дел уволенных работников к передаче в архив организации их изъять и сформировать в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если должностные инструкции составляются персонально каждому работнику) или алфавиту должностей.

Справочно Подробно см. «Хранение документов в организации».

01.04.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела