Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как поступать с должностными инструкциями работников, помещенными в личные дела, поскольку срок хранения личных дел - 75 лет, должностных инструкций - 50 лет? Следует ли оставлять должностные инструкции в личных делах?

ОТВЕТ: Должностные инструкции можно оставить в личных делах или изъять из личных дел и сформировать в отдельное дело.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела (часть вторая п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.170 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Соответственно, личные дела и должностные инструкции относятся к одной группе документов.

1. В случае необходимости организация может продлевать установленные сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов.

Увеличение сроков хранения документов допускается по решению экспертной комиссии организации, которое должно быть оформлено протоколом (п.9 примечаний к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 4 к Перечню № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

2. Если организация не желает продлевать срок хранения должностных инструкций, она может при подготовке личных дел уволенных работников к передаче в архив организации их изъять и сформировать в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если должностные инструкции составляются индивидуально каждому работнику) или алфавиту должностей.

Справочно Подробнее см. раздел 1 подборки «Хранение документов в организации».

19.11.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела