Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как поступить с делами прошлых лет, где приказы на предоставление социальных отпусков подшивались вместе с приказами о трудовых отпусках, хранящимися 3 года: всем этим делам установить срок хранения 75 лет или изъять приказы о предоставлении социальных отпусков и сформировать новые дела 75-летнего срока хранения?

ОТВЕТ: Приказы о предоставлении социальных отпусков за предыдущие годы следует изъять из соответствующих дел 3-летнего срока хранения, уже завершенных делопроизводством и находящихся на оперативном хранении в отделе кадров или ином структурном подразделении, и передать в установленном порядке в архив организации.

Приказам, распоряжениям, указаниям руководителей организаций о предоставлении социальных отпусков установлен срок хранения 75 лет (п.21.3 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

В целях сохранения сформированных и оформленных по архивным правилам дел, уже хранящихся в архиве организации, приказы о предоставлении социальных отпусков целесообразно сформировать в отдельные дела (по годам) и включить в соответствующие годовые разделы сводной описи дел по личному составу под литерными номерами (в соответствии с установленной схемой систематизации или же в конец годового раздела сводной описи) в порядке, предусмотренном п.118 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

11.08.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года