Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как правильно группировать лицевые счета по начислению заработной платы и оформлять такие дела? Можно ли лицевые счета за несколько лет (например, 2-3 года) группировать в одно дело? Если нет, то как поступить, если лицевые счета по начислению заработной платы уже сгруппированы за 2-3 года и находятся в архиве?

ОТВЕТ: Зависит от ситуации.

Лицевые счета по начислению заработной платы группируются в дела за один делопроизводственный год.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий (п.44-46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Нормативные правовые акты допускают наличие переходящих дел, то есть содержащих документы за несколько лет. Такие дела включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены.

Пример Документы за 2011 год см. также в описи № 3/2009 за 2009 год, дела № 10, 15. Документы за 2010 год см. также в описи № 3/2009 за 2009 год, дела № 10, 15.

Обратите внимание! В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет.

Решение вопроса о перегруппировании уже оформленных дел зависит, во-первых, от того, включено ли дело в годовой раздел сводной описи дел, а во-вторых, за 1 год или несколько лет составлен годовой раздел сводной описи дел.

Если годовой раздел сводной описи дел уже составлен, в установленном порядке согласован и утвержден, то переформировывать дела не нужно.

04.05.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела