Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как правильно использовать ведомственный перечень при проведении экспертизы ценности документов и установлении сроков хранения организациям, в деятельности которых образуется медицинская документация, документация в сфере физической культуры, спорта, туризма (независимо от их ведомственной подчиненности)?

ОТВЕТ: Организация закрепляет свое решение в протоколе заседания ЦЭК (ЭК).

Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 (далее - Перечень; приказ).

Структурным подразделениям по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственным архивным учреждениям предписано использовать нормы Перечня при проведении экспертизы ценности в целях установления сроков хранения документов по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, являющихся источником комплектования государственных архивов (п.2 приказа).

Так как Перечень распространяется только на организации, указанные в п.2 приказа, иные организации напрямую на него ссылаться не могут.

Проведение экспертизы ценности документов и дел является прерогативой и задачей ЦЭК (ЭК) организации на основании:

• Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила) (пп.55, 56);

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) (п.176).

Однако ЦЭК (ЭК) организации может принять решение об установлении срока хранения того или иного документа, образующегося в ее деятельности, в соответствии с Перечнем, закрепив соответствующее решение в протоколе заседания ЦЭК (ЭК).

Протокол заседания ЦЭК (ЭК) утверждает руководитель организации (п.57 Правил и п.177 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.177 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Утвержденный руководителем протокол заседания ЦЭК (ЭК) либо приказ (распоряжение) о решении ЦЭК (ЭК) руководителя организации станет локальным правовым актом, обязательным для исполнения в данной организации.

В этом случае в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел должны быть указаны дата и индекс протокола, фиксирующего решение ЦЭК (ЭК) об установлении срока хранения соответствующего дела (подп.2.8.5 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатуры дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55), а не номер пункта по Перечню.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 5-17 Книга регистрации договоров на оказание психологической помощи   5 лет Протокол заседания ЭК организации от 10.09.2019 № 4   Организация вправе в графе 4 номенклатуры дел «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню» давать ссылки на пункты Перечня, закрепив соответствующее решение в протоколе заседания ЦЭК (ЭК).

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 5-17 Книга регистрации договоров на оказание психологической помощи   5 лет п.112*     <...>   Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"»; Вариант 1 * приказа директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения» (протокол заседания экспертной комиссии организации от 10.09.2019 № 4). Вариант 2 * приказа директора организации от 10.09.2019 № 125 (примечание).   Примечание. Вариант 2 применяется в случае закрепления решения ЭК приказом руководителя организации.

Справочно Подробно см.: Перечень документов по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму с указанием сроков хранения. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11.

26.12.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела