Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как правильно оформить обложку личного дела работника? Какими нормативными правовыми актами регулируется этот вопрос? Допускается ли наклеивать на обложку дела лист бумаги с отпечатанными на нем реквизитами обложки?

ОТВЕТ: Требования к оформлению дел, в т.ч. личных дел, содержатся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Особенности оформления личных дел предусмотрены в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2.

Указанные нормативные акты предусматривают оформление дел в два этапа: при заведении в делопроизводстве и при передаче в архив.

При заведении в делопроизводстве осуществляется частичное оформление дела, которое включает оформление реквизитов обложки дела. На обложке личного дела указывают:

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по журналу (книге) учета личных дел;

заголовок дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже);

дата начала (заведения) дела (дата приказа о приеме на работу);

срок хранения дела (75 лет).

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив производится полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялись в течение делопроизводственного года, или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение) (примечание), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Пример

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
(Белкомархив)
(Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь)
(Госкомархив)
Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (БелНИЦЭД)
Отдел кадров

В данном примере старое название вышестоящей организации («Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь») заключено в скобки, а новое название («Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь») дописано выше.

После этого на обложке проставляется дата окончания личного дела, которой является дата приказа об увольнении работника.

Пример

Начато: 29.03.1999

Окончено: 15.08.2004

Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, оформляемого при подготовке дела к передаче в архив.

Обложка личного дела, подготовленного к передаче в архив, оформляется следующим образом (см. пример).

Пример

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив) (Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь) (Госкомархив) Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (БелНИЦЭД) Отдел кадров   Личное дело № 115 Зайцев Андрей Владимирович
	Начато: 29.03.1999 Окончено: 15.08.2004 На 42 листах Хранить 75 лет
Ф. ____________ Оп. ____________ Д. ____________

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не запрещают наклеивать на обложку дела лист бумаги с отпечатанными на нем реквизитами обложки.

Примечание. Например, при реорганизации или ликвидации организации (структурного подразделения).

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.