Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Как правильно оформить передачу номенклатуры дел за прошлые годы в архив?

ОТВЕТ

Номенклатура дел, имеющая постоянный срок хранения, подлежит полному оформлению.

Номенклатура дел государственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, хранится 10 лет (подп.93.1 п.93 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)) и может быть уничтожена по истечении этого срока при условии составления описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.113.1 п.113 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Номенклатура дел государственной организации, являющейся источником комплектования государственного архива, и негосударственной организации независимо от того, является она или не является источником комплектования государственного архива, подлежит постоянному хранению (подп.93.1 п.93 вышеуказанного Перечня).

Первый экземпляр номенклатуры дел организации, хранящийся в службе документационного обеспечения управления, подлежит включению в описи дел постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел организации хранится в архиве организации (примечание к п.34 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23).

Номенклатура дел, которая включается в опись дел постоянного хранения, подлежит полному оформлению.

Полное оформление дела с номенклатурой дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела (п.73 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Справочно Подробно см. подборку «Всё по одной теме. Хранение документов в организации».

Номенклатура дел формируется в дело вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел.

Обложка дела номенклатуры дел (перед передачей в архив) (пример)

03.03.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела