Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

1. Как правильно отразить входящую и исходящую документацию (от других организаций, в основном это копии с электронной почты, факсы) в номенклатуре дел организации?

2. Что относится к переписке по основной деятельности (срок хранения - постоянно) и что относится к переписке по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - 3 года)?

ОТВЕТ

1. Входящие и исходящие письма должны формироваться в дело с перепиской.

В заголовке дела с перепиской в номенклатуре дел указывается название вида заводимого дела (переписка), адресат или корреспондент, с которыми она ведется (если их не более трех или можно обозначить обобщенно), и вопросы, по которым она ведется.

Пример «Переписка с государственными органами по основной деятельности». «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности». «Переписка с филиалом предприятия в г. Бресте по вопросам нормирования и оплаты труда» и т. д.

При поступлении писем по электронной почте или факсу желательно запрашивать экземпляр письма на бумажном носителе для формирования в дело. Если такая возможность отсутствует, необходимо заверять копию писем в соответствии с п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Юридическую силу, равную юридической силе документа на бумажном носителе, имеет документ в электронном виде, подписанный электронной цифровой подписью (преамбула Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Создавать и хранить документы в электронном виде (без электронной цифровой подписи) допускается только для документов со сроком хранения до 10 лет, то есть только переписку по административно-хозяйственным вопросам (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

2. Нормативными правовыми актами не закреплен перечень вопросов, относящихся к основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности.

Как правило, к переписке по основной деятельности относится переписка по организационно-правовым вопросам (о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации организации и др.) и вопросам, касающимся деятельности организации в соответствии с ее уставом.

К переписке по административно-хозяйственной деятельности относится переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности, организации пропускного режима, подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период и др.

22.12.2020

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела