Материал помещен в архив

ВОПРОС: В п.217 главы 22 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила), сказано, что номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу присваиваются в пределах каждого вида описи отдельно. В п.164 главы 17 Правил приводится такой пример составления годового раздела сводной описи: «если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер «1», первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения был присвоен номер «1в», то первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу будет присвоен номер «1лс».

Как правильно пронумеровать сводные описи дел при сдаче документов в архив, если в организации уже есть утвержденные директором ранее при сдаче документов в архив сводные описи № 1, № 2лс и № 3в?

ОТВЕТ: Правила в части вопросов, связанных с нумерацией описей, рассчитаны на организации, в которых только еще создаются архивы и работа начинается с нуля. Однако, если организация существует уже не один год и в ней архив работает также не один год, целесообразно сохранить ту нумерацию описей, которая была уже принята. Это не будет нарушением архивного законодательства, так как нумерация описей - это формальность, не влияющая на существо дела. Аргументом в пользу этого утверждения является то, что сменить нумерацию описей, сохраняя валовую нумерацию дел по каждому виду описи, нельзя, иначе в учете возникнет путаница.

Кроме того, при передаче дел на хранение в территориальный (городской или районный) архив при ликвидации или реорганизации организации сохраняется требование сдать документы по описи № 1 для дел постоянного хранения и по описи № 2 для дел по личному составу.

Таким образом, в случае возникновения вопроса о нумерации описей правильно будет придерживаться такого порядка, который был принят в организации.

Для придания законности принятому в организации порядку нумерации описей необходимо закрепить этот порядок в инструкции по делопроизводству организации.

24.01.2013

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь