ВОПРОС (ООО «ППС»): 1. Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2004 г. и велось по 2012 г.:

1) ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело каждый год в итоговой записи к номенклатуре дел или

2) ставить «1» в графе года заведения дела (2004 г.), а на протяжении 2005-2012 гг. ставить «0», а в примечании указывать «Дело, переходящее с 2004 г.», соответственно в итоговых записях за 2005-2012 гг. это переходящее дело не учитывать?

2. Как отображать количество томов в акте о выделении к уничтожению документов и дел?

ОТВЕТ: 1. Ежегодно следует ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело в итоговой записи к номенклатуре дел. В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается количество дел (томов) по номенклатуре дел последнего года, в котором велось переходящее дело (в данном примере - это номенклатура дел на 2012 г.).

Переходящее дело - это дело, в которое группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

В Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, содержится подробный перечень категорий дел, которые относятся к переходящим:

• дела, которые ведутся на протяжении 2 или более лет до окончательного разрешения вопроса. Например, документы о реконструкции или строительстве объекта недвижимости (планы, отчеты, акты, докладные записки и др.);

• дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы (например, журнал регистрации трудовых договоров, контрактов, журнал регистрации входящих документов, книга учета проверок, книга замечаний и предложений и др.);

• дела с распорядительными, инструктивными, методическими документами, поступающими в организацию и формируемыми в отдельное дело на протяжении 2 или более лет с учетом их объема. Например, в организацию в течение делопроизводственного (календарного) года может поступить несколько инструкций, методических указаний (рекомендаций) по тем или иным вопросам деятельности.

Переходящее дело, которое велось на протяжении 2004-2012 гг., в номенклатуре дел каждого года будет учитываться как переходящее. То есть необходимо ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело в итоговой записи к номенклатуре дел.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела и № пунктов по перечню Примечание 1 2 3 4 5 …         02-12 Книга учета проверок 1 5 лет п.48 После окончания ведения. Переходящее …

2. В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается количество дел (томов) по номенклатуре дел последнего года, в котором велось переходящее дело (в данном примере - номенклатура дел на 2012 г.). И если учетно-регистрационная форма велась до заполнения, то она представляет собой одно дело, соответственно, в акте о выделении к уничтожению документов и дел в графе «Количество дел (томов, частей)» указывается «1». Отметка «Переходящее» в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел указывает на то, что каждый год в ней учитывалось одно и то же дело.

Также, необходимо отметить, что переходящие учетно-регистрационные формы всегда образуют только один том, так как заведение новой регистрационной формы будет являться уже заведением нового дела.

Более подробно в п.196 Инструкции по делопроизводству описан порядок отражения в учетных документах переходящих дел, подлежащих передаче в архив. Переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения. При составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены.

23.12.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Завершение делопроизводственного года»