Материал помещен в архив

ЗАВЕРШЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА

Уважаемые пользователи АПС «Бизнес-Инфо»!

23 декабря 2014 г. состоялся интернет-семинар «Завершение делопроизводственного года» с участием Екатерины Дернович, младшего научного сотрудника отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

В ходе проведения семинара были заданы вопросы по составлению итоговой записи к номенклатуре дел, проведению экспертизы ценности документов, подготовке дел к передаче в архив, составлению описей дел, уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

Екатерина Дернович ответила на самые актуальные вопросы, которые находятся в ее компетенции.

Справочно Екатерина Дернович в 2012 г. окончила Белорусский государственный университет по специальности «Документоведение и информационное обеспечение управления», в 2013 г. - магистратуру по специальности «Документалистика, документоведение, архивоведение» и получила степень магистра исторических наук. С 2010 г. работает в отделе документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. С 2012 г. является специалистом отдела секретариата и канцелярии коммерческого банка. Принимает участие в разработке нормативных правовых актов и методических документов в сфере делопроизводства и архивного дела.

1. ООО «ППС»: 1. Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2004 г. и велось по 2012 г.:

1) ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело каждый год в итоговой записи к номенклатуре дел или

2) ставить «1» в графе года заведения дела (2004 г.), а на протяжении 2005-2012 гг. ставить «0», а в примечании указывать «Дело, переходящее с 2004 г.», соответственно в итоговых записях за 2005-2012 гг. это переходящее дело не учитывать?

2. Как отображать количество томов в акте о выделении к уничтожению документов и дел? Далее...

2. ОАО «К»: Необходимо ли сдавать в архив инвентаризационные описи по основным средствам, если в них содержатся объекты, которые будут существовать все время деятельности организации, т.е. более 10 лет? Далее...

3. ОАО «К»: 1. Что является критерием для отнесения документа к документам (делам), завершенным делопроизводством?

2. В каком году следует отнести к документам, завершенным делопроизводством, а также сдать в архив:

1) годовую бухгалтерскую отчетность за 2013 г., составленную в I квартале 2014 г.;

2) действующий Устав Общества, утвержденный общим собранием акционеров от 15.03.2013? Далее...

4. ОАО «К»: Можно ли формы годовой статистической отчетности, составленные по данным бухгалтерского учета, а также аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности (1-2 листа) формировать в одно дело с годовой бухгалтерской отчетностью или необходимо формировать их в отдельные дела? Далее...

5. ООО «АВГ»: Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Можно ли согласовать указанную опись протоколом экспертной комиссии (ЭК) и утвердить у директора в декабре 2014 г., а акт на уничтожение подготовить и согласовать отдельным протоколом ЭК позже - в январе 2015 г.? Далее...

6. ОАО «М»: 1. Допустимо ли печатать текст архивной справки с двух сторон листа? 2. Следует ли заверять каждый ее лист подписью руководителя организации и гербовой печатью? Далее...

7. УП «Р»: В делопроизводстве организации все исходящие письма формируются в одно дело.

Какой срок хранения следует установить этому делу - 3 года или 10 лет? Далее...

8. ООО «СИ»: В делопроизводстве организации в одно дело сформированы все документы, имеющие отношение к заработной плате, которые по отдельности имеют различные сроки хранения.

Следует ли разбивать данные документы по разным делам или можно объединить их в одно дело и установить максимальный срок хранения - 75 лет? Далее...

9. ООО «А»: На кого руководитель организации может возложить ответственность за сохранность документов в организации (секретарь, кадровик и т.д.)? Далее...

10. ОАО «М»: Правильно ли подшивать в одно дело приказы и распоряжения директора по основной деятельности или следует заводить для этого два разных дела? Далее...

11. УП «К»: Следует ли включать в акт о выделении к уничтожению документов документы одного делопроизводственного года, например 2012 г., либо за несколько лет - 2010-2012 гг., если ранее такой акт не составлялся? Далее...

12. ООО «Л»: Нужно ли в сводной описи дел и описи дел структурного подразделения при указании сроков хранения дел указывать также статьи перечней типовых документов (в форме описи в заголовке указывать просто сроки хранения, а в образцах кроме сроков указывать еще и статьи)? Далее...

13. ОДО «Н»: При подготовке дел к передаче в архив обнаружилось, что одно дело утеряно.

Как следует поступить в данном случае? Далее...

14. ОДО «Д»: Срок хранения документа установлен в локальном нормативном правовом акте организации.

Можно ли его указать в графе 4 номенклатуры дел? Далее...

Развернутый текст интернет-семинара см. здесь.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»