Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2012 году и велось по 2017 год:

1) ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело каждый год в итоговой записи к номенклатуре дел или

2) ставить «1» в графе года заведения дела (2012 год), а на протяжении 2011-2017 годов ставить «0», а в примечании указывать «Дело, переходящее с 2012 года», соответственно, в итоговых записях за 2013-2017 годы это переходящее дело не учитывать?

ОТВЕТ: Ежегодно следует ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело в итоговой записи к номенклатуре дел. В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается количество дел (томов) по номенклатуре дел последнего года, в котором велось переходящее дело (в данном примере - это номенклатура дел на 2017 год).

Переходящее дело - это дело, в которое группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

К переходящим относятся следующие категории дел:

• дела, которые ведутся на протяжении 2 или более лет до окончательного разрешения вопроса. Например, документы о реконструкции или строительстве объекта недвижимости (планы, отчеты, акты, докладные записки и др.);

• дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы (например, журнал регистрации трудовых договоров, контрактов, журнал регистрации входящих документов, книга учета проверок, книга замечаний и предложений и др.);

• дела с распорядительными, инструктивными, методическими документами, поступающими в организацию и формируемыми в отдельное дело на протяжении 2 или более лет с учетом их объема. Например, в организацию в течение делопроизводственного (календарного) года может поступить несколько инструкций, методических указаний (рекомендаций) по тем или иным вопросам деятельности (подп.2.8.6 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Переходящее дело, которое велось на протяжении 2012-2017 годов, в номенклатуре дел каждого года будет учитываться как переходящее. Иными словами, необходимо ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело в итоговой записи к номенклатуре дел.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела и № пунктов по перечню Примечание 1 2 3 4 5 … 02-12 Книга учета проверок 1 5 лет п.48 После окончания ведения. Переходящее

18.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела