Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

19.04.2023

ВОПРОС

Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2020 году и ведется по 2023 год: ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело каждый год в итоговой записи к номенклатуре дел?

ОТВЕТ

Да, ежегодно следует ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело в итоговой записи к номенклатуре дел.

В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается количество дел (томов) по номенклатуре дел последнего года, в котором велось переходящее дело (в данном вопросе - это номенклатура дел на 2023 год).

Переходящее дело - это дело, в которое группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь..

К переходящим относятся следующие категории дел:

• дела, которые ведутся на протяжении 2 или более лет до окончательного разрешения вопроса. Например, документы о реконструкции или строительстве объекта недвижимости (планы, отчеты, акты, докладные записки и др.);

• дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы (например, журнал регистрации трудовых договоров, контрактов, журнал регистрации входящих документов, книга учета проверок, книга замечаний и предложений и др.);

• дела с распорядительными, инструктивными, методическими документами, поступающими в организацию и формируемыми в отдельное дело на протяжении 2 или более лет с учетом их объема. Например, в организацию в течение делопроизводственного (календарного) года может поступить несколько инструкций, методических указаний (рекомендаций) по тем или иным вопросам деятельности;

• дела с договорами. Дела с договорами будут являться переходящими до окончания сроки действия договоров, в них помещенных (п.59 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36.

Переходящее дело, которое велось на протяжении 2020-2023 годов, в номенклатуре дел каждого года будет учитываться как переходящее. Иными словами, необходимо ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело в итоговой записи к номенклатуре дел.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела и № пунктов по перечню Примечание 1 2 3 4 5 …         02-12 Книга учета проверок 1 5 лет п.52 После окончания ведения. Переходящее

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.