Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ВОПРОС: Как правильно уничтожать служебные удостоверения в негосударственной организации?
ОТВЕТ: Через 2 года после сдачи их уничтожают по акту о выделении к уничтожению документов и дел, подготовив сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Служебное удостоверение - официальный документ, удостоверяющий личность работника и занимаемую им должность.
Служебные удостоверения хранятся один год после их сдачи (п.1059 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Соответственно передаче в архив организации они не подлежат, а хранятся в течение года в кадровой службе.
Затем служебные удостоверения уничтожаются в соответствии с главой 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
Необходимо оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, форма которого установлена в приложении 17 к названной Инструкции. Форму акта можно корректировать с учетом особенностей документов, подлежащих уничтожению - служебных удостоверений. Например, акт может иметь следующую форму.
<…>
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера по книге учета выдачи служебных удостоверений | Количество документов | Срок хранения дела и номера пунктов по перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
| Отдел кадров | |||||
|
1 |
Служебные удостоверения |
2004 |
17, 26 |
2 |
1 год п.1059 |
|
2 |
Служебные удостоверения |
2005 |
55, 83, 116, 118 |
4 |
1 год п.1059 |
|
... |
|||||
|
9 |
Служебные удостоверения |
2012 |
114, 122, 159, 160, 161, 163, 164, 165, 166, 168, 169, 170, 171, 172, 176 |
15 |
1 год п.1059 |
Итого 220 (двести двадцать) служебных удостоверений за 2004-2012 годы.
<…>
Отобранные к уничтожению и включенные в акт служебные удостоверения передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Сдача служебных удостоверений оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
 |
Обратите внимание! Выделение к уничтожению осуществляется после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. |
14.04.2016
Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела