Материал помещен в архив

ВОПРОС

Как правильно в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел отражать сведения об уничтожении документов, о включении документов в годовые разделы сводных описей дел (например, «акт от 20.20.2019 № 2»; «опись № 1 дел постоянного хранения за 2017 год о незаведении дел»)? Следует ли указывать в примечании «Не заведено» или достаточно просто поставить «-» либо «0» в графе 3 номенклатуры дел?

ОТВЕТ

Указывается «Не заведено» и одновременно в графе 3 «Количество томов (частей) дела» номенклатуры дел - «0».

Заполнение графы 5 «Примечание» номенклатуры дел регулируется подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и подп.39.5 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Так, в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляются отметки о незаведении дел и о выделении дел к уничтожению.

Отметка о включении документов в годовые разделы сводных описей дел в номенклатуре не проставляется, так как предполагается, что все подлежащие архивному хранению дела будут включены в годовые разделы сводных описей дел.

Что качается отметок о незаведении дел и о выделении дел к уничтожению, их конкретные формулировки нормативными правовыми актами не установлены.

Как правило, в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел с заголовком дела, в которое не были помещены документы, проставляется «Не заведено» и одновременно в графе 3 «Количество томов (частей) дела» - «0».

Сведения об уничтожении документов могут отражаться обозначенным путем, например, «акт от 20.20.2019 № 2» или «уничтожено». Однако такую отметку, как правило, возможно проставить только в выписке из номенклатуры дел, так как сводная номенклатура дел (поскольку имеет постоянный срок хранения (подп.93.1 п.93 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющегося приложением 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)) через год после завершения делопроизводственного года подлежит передаче в архив организации и затем включению в годовой раздел сводной описи дел.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.113.1 п.113 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Соответственно, к моменту составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, сводная номенклатура дел будет находиться на архивном хранении.

10.03.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела