Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как правильно включить в сводную опись дел по личному составу дело с приказами о социальных отпусках (срок хранения - 75 лет), если документы дела за 2005-2010 гг. оформлены в одной папке по причине их малочисленности? Архив за период с 2005 по 2010 гг. уже сдан, соответственно сводные описи за данный период уже составлены и подписаны.

ОТВЕТ: Можно следовать рекомендациям нормативного документа или включить дополнительное дело в начало раздела продолжения описи.

В нормативных документах положение о том, что в одном деле можно сформировать документы за несколько лет вследствие их малочисленности, нигде не оговорено. Наоборот, рекомендуется формировать документы в отдельные дела по календарному принципу, т.е. за один календарный, делопроизводственный год. Исключением являются личные, судебные дела.

Следовательно, формирование в одно дело приказов о предоставлении социальных отпусков за несколько лет представляется неправомерным. Будет правильнее при малочисленности приказов о предоставлении социальных отпусков регистрировать их и формировать в одно дело с приказами по личному составу, имеющими срок хранения 75 лет. Однако если в организации уже были сформированы в одном деле приказы о предоставлении социальных отпусков за несколько лет и они имели валовую нумерацию, то в таком случае нецелесообразно переформировывать дело, чтобы не нарушить нумерацию приказов.

В случае если все же приказы о предоставлении социальных отпусков за несколько лет, например за 2005-2010 гг., сформированы в одно дело, а годовые разделы сводной описи дел за этот период уже составлены, тогда необходимо при составлении следующего годового раздела сводной описи дел включить вначале дело с приказами о предоставлении социальных отпусков под литерным номером. Литерный номер определяется в зависимости от номера, под которым в соответствующем годовом разделе сводной описи (за 2005 г. - год начала дела) было расположено дело с приказами по личному составу. Предположим, что дело с приказами по личному составу имело № 45, следовательно, дело с приказами о предоставлении социальных отпусков будет иметь № 45а. Заголовок описи в таком случае будет иметь следующий вид:

«Опись № 2 дел по личному составу за 2005 год (дополнение) и 2011 год (продолжение)».

Необходимо отметить, что Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143, предлагают в рассматриваемом случае вписать дело как дополнительное в соответствующий годовой раздел в уже составленную и утвержденную опись в соответствии с принятой систематизацией дел, например, после приказов руководителя по личному составу, придав ему литерный номер или разместив в конце годового раздела (в нашем примере - за 2005 г.).

Однако и в первом, и во втором случаях, по мнению автора, крайне неудобно вписывать от руки дополнительное дело, а тем более если их будет несколько, в уже отпечатанную, согласованную и утвержденную руководителем опись.

Таким образом, можно следовать рекомендациям нормативного документа или включить дополнительное дело в начало раздела продолжения описи. В любом случае дело будет учтено.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист