Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как правильно включить в сводную опись - по году заведения либо по году окончания дела - документы временного срока хранения, такие как журналы регистрации несчастных случаев, журналы регистрации профессиональных заболеваний и др., имеющие в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), примечание «Со дня внесения последней записи»?

ОТВЕТ: По дате заведения журнала (книги).

К категории «переходящих» относятся многочисленные журналы и книги: журналы (книги) учета личных дел (срок хранения - 75 лет), книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (срок хранения - 50 лет), журналы регистрации несчастных случаев (срок хранения - 45 лет), журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда (срок хранения - 10 лет), журналы учета сдачи под охрану помещений, журналы приема-сдачи дежурств и ключей (срок хранения - 1 год), книги замечаний и предложений (срок хранения - 5 лет) и др. Как видно из указанных сроков хранения, книги и журналы, которые ведутся в каждой организации, не равнозначны по значению и, следовательно, по срокам хранения.

В Перечне не по всем видам указанных документов имеется примечание, которое определяет, что срок хранения книг и журналов исчисляется после окончания ведения книг (журналов). Однако необходимо помнить, что принцип исчисления сроков хранения всех книг и журналов, если в Перечне нет примечаний, один и тот же, а именно: после окончания ведения.

В то же время при подготовке к передаче на хранение в архив законченные книги и журналы включаются в годовой раздел описи по году заведения журнала. Например, журнал регистрации вводного инструктажа за 2009-2012 гг. должен быть включен в годовой раздел сдаточной описи за 2009 г.

Если в примечании к сроку хранения журнала или книги в Перечне указано «С даты последней записи», то, следовательно, журнал (книга) включается в годовой раздел описи по дате заведения журнала (книги), а срок хранения исчисляется с даты последней записи.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист