ВОПРОС

Как правильно внести изменения в номенклатуру дел организации при изменении ее организационной структуры в середине делопроизводственного года?

ОТВЕТ

Сводная номенклатура дел подлежит пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях организации (п.28 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Нормативными правовыми актами не разъясняется, что необходимо понимать под значительными изменениями в структуре организации. Соответственно, работники службы ДОУ или лицо, ответственное за составление номенклатуры дел в организации, определяет значимость изменений самостоятельно.

При незначительных изменениях в организационной структуре организации (например, создание нового структурного подразделения):

1) начальник вновь созданного структурного подразделения пишет докладную записку руководителю организации с просьбой включить новый раздел в номенклатуру дел и прикладывает составленную номенклатуру дел структурного подразделения;

2) служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) проверяет номенклатуру дел структурного подразделения и включает в сводную номенклатуру дел новый раздел;

3) экспертная комиссия организации рассматривает внесенные изменения на своем заседании и согласовывает их;

4) служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) оформляет выписку из номенклатуры дел для нового структурного подразделения.

При значительных изменениях в организационной структуре организации:

1) служба ДОУ составляет новую сводную номенклатуру дел на основе номенклатур дел структурных подразделений;

2) сводная номенклатура дел согласовывается на заседании экспертной комиссии организации;

3) сводная номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов, а сводная номенклатура дел иной организации согласовывается с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации;

4) сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации;

5) служба ДОУ оформляет выписки из номенклатуры дел для структурных подразделений.

24.02.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела