Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Как предприятию узнать, что оно является источником комплектования государственного архива? Каким нормативным документом это регламентируется?

ОТВЕТ

Направляется письмо или выписка из протокола, однако для негосударственных организаций есть особенности.

1. Государственный архив уведомляет организацию путем направления письма о результатах рассмотрения заключения или выписки из протокола заседания экспертно-методической комиссии государственного архива (далее - ЭМК) или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета (далее - ЭПК).

2. Включению организаций в список организаций - источников комплектования государственного архива (далее - список № 1) предшествует их обследование работником архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива (часть третья п.115 Правил работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.22 Правил работы государственных архивов, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 119.

3. Заключение рассматривается на заседании ЭМК (ЭПК), где принимается решение о включении или невключении организаций в список № 1.

4. Государственный архив уведомляет организацию путем направления письма о результатах рассмотрения заключения или выписки из протокола заседания ЭМК (ЭПК).

Порядок отнесения к источникам комплектования негосударственных организаций имеет особенности.

Так, негосударственные организации и граждане включаются в списки источников комплектования с их согласия на основании договора хранения (часть третья ст.9 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. ч.3 ст.9 Закона № 323-З дополнена предложением Законом от 18.04.2022 № 163-З. Государственные организации, в процессе деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда, включаются в списки источников комплектования государственных архивов по решению государственных архивов.

То есть условием включения в список № 1 является согласие, также организацией заключается договор хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

В негосударственную организацию направляется заключение, письмо о результатах рассмотрения заключения или выписки из протокола заседания ЭМК (ЭПК) и проект договора хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (п.32 Методических рекомендаций по комплектованию негосударственных архивов Республики Беларусь документами негосударственных организаций, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.04.2020 № 8).

03.03.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела