Материал помещен в архив

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

15.03.2024

ВОПРОС

Как сформировать дело с документами, послужившими основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу (заявлениями, представлениями, докладными записками, уведомлениями и др.)?

ОТВЕТ

Документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов (приказов, распоряжений) по личному составу, если они не подлежат включению в личные дела работников или если на работников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело.

В такое дело включаются документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, не включаемые в состав личных дел:

• заявления о предоставлении трудового отпуска, об оказании материальной помощи, о заключении нового трудового договора (контракта), о продлении трудового договора (контракта);

• докладные записки о переводе на другую работу, о перемещении на новое рабочее место, об отзыве из отпуска, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины;

• уведомления работнику о заключении нового трудового договора (контракта), о переводе на контрактную форму найма, о продлении трудового договора (контракта), об отзыве из отпуска;

• представления о поощрении;

• объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины и др.,

а также основанием для издания распорядительных документов, фиксирующих трудовые отношения с работниками, на которых личные дела не ведутся:

• заявления о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;

• представления о переводе на другую работу и др.

Срок хранения такого дела - 3 года (п.679 Перечня № 140).

При этом Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, не запрещает формировать в отдельные дела документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов (приказов, распоряжений):

55-летнего срока хранения (с литерой «к»);

3-летнего срока хранения (с литерой «л»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Состав документов, подлежащих включению в личное дело работника, государственного гражданского служащего, определяется в соответствии с:

• Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29;

• Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121.

При формировании личного дела работника в него включается заявление о приеме на работу (абз.7 п.6 Инструкции № 2).

В процессе ведения личного дела работника в него включаются заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника (абз.4 ч.1 п.8 Инструкции № 2).

Инструкция № 2 не запрещает вести личные дела на рабочих. При необходимости такое решение принимает руководство или кадровая служба организации.

При формировании личного дела государственного гражданского служащего в него включается личное заявление (абз.15 п.5 Инструкции № 121).

По решению руководителя государственного органа в личное дело при его формировании и ведении могут включаться документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, копии (выписки из) которых подлежат включению в состав личного дела в соответствии с абз.5 ч.1 п.6 Инструкции № 121 (абз.2 п.7 Инструкции № 121).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.