Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как следует документально оформить замену печатей и штампов в организации?

ОТВЕТ: Потребность замены печати или штампа может возникнуть при их утере, изношенности или изменении информации, содержащейся на печати или штампе.

Печати и штампы изготовляются по заявительному принципу.

В штемпельно-граверную мастерскую представляется:

1) заявление (письмо) с описанием печати (штампа);

2) оригинал устава (учредительного договора - для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) со штампом, свидетельствующим о проведении государственной регистрации;

3) эскиз оттиска печати (штампа) (если нет описания в заявлении (письме));

4) документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания), в случае размещения в печати товарного знака (знака обслуживания);

5) документ, подтверждающий право использования изображения Государственного герба Республики Беларусь, при отсутствии в уставе (учредительном договоре) указания такого права;

6) документ об оплате.

Право на размещение на главной печати организации Государственного герба Республики Беларусь должно быть предоставлено законодательными актами Республики Беларусь (п.2 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189).

В случае утери ранее изготовленной печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь руководители организации и нотариус обязаны принять меры к ее обнаружению, а также сообщить об этом в орган внутренних дел. После проведения органом внутренних дел проверки организация и нотариус имеют право изготовить дубликат печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, на который наносится буква «Д». Уничтожение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляется уполномоченным сотрудником органа внутренних дел в присутствии представителя организации и нотариуса.

Печати без изображения Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются комиссией, созданной приказом директора организации, с составлением акта. Обязательным элементом такого акта является образец оттиска уничтожаемой печати.

Справочно Акт об уничтожении печати организации (пример) см. здесь.

Регистрация заказов и готовых изделий в граверно-штемпельных мастерских осуществляется в специальных журналах согласно Правилам открытия и функционирования объектов, надзор за которыми возложен на органы внутренних дел, утвержденным постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 01.06.2012 № 156.

Справочно Для более детального изучения см. «Алгоритм действий по получению и использованию печати».

26.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела