Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как составить справочный аппарат к сводной и законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?

ОТВЕТ: Справочный аппарат к сводным описям дел временного (свыше 10 лет) хранения, как правило, не составляется.

При необходимости могут составляться оглавление и список сокращений в соответствии с требованиями пп.122 и 124 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Оглавление составляется в том случае, если в годовом разделе описи имеются подразделы, выделены более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются:

• историко-архивная справка;

• список сокращений;

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели.

Напротив каждого названия указываются номера листов описи.

Оглавление помещается в начале годового раздела сводной описи.

Список сокращений составляется, если в годовом разделе сводной описи используются сокращения, характерные для деятельности организации. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, через знак «тире» указывается их расшифровка. Список сокращений помещается после историко-архивной справки.

Листы законченной описи и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней - валовая (п.160 Правил работы архивов).

14.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

10 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел временного хранения.