Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как составляется итоговая запись к сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?

ОТВЕТ: Итоговая запись составляется в конце годового раздела сводной описи, за последней описательной статьей. В итоговой записи цифрами и прописью указываются общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей и даты подписания (п.117 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Пример В данный раздел описи внесено 67 (шестьдесят семь) дел с № 100 по № 166, в том числе: литерные номера: 89а, пропущенные номера: 112, 154.   Ведущий специалист 08.06.2016 Подпись О.Е.Коннова       Заведующая архивом 10.06.2016 Подпись М.И.Полозок

Каждое изменение объема дел в описи, если происходило их выбытие или поступление, отражается в итоговой записи к соответствующему разделу описи.

Пример В данный раздел описи включены дополнительно обнаруженные дела № 128а, 128б, 128в либо дела с № 112 по № 116 исключены из раздела описи. Основание: акт от 12.06.2016 № 3 «О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны».

После этого оформляется новая итоговая запись к описи и проставляется подпись работника архива, вносящего запись.

При выбытии или отсутствии дел в графе «Примечание» описи напротив каждого выбывшего или отсутствующего дела проставляется отметка «выбыло» или «утрачено».

14.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

10 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел временного хранения.