Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

18.01.2022

ВОПРОС

Как уничтожать испорченные бланки, содержащие информацию документов служебного пользования?

ОТВЕТ

Необходимо закрепить в ЛПА.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

На основе бланка документа оформляется сам документ.

Справочно Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (подп.3.1.3 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Исходя из этого испорченный бланк документа можно отнести к черновикам.

НПА не установлен порядок уничтожения бланков документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Определено, что черновые документы (материалы), содержащие служебную информацию ограниченного распространения (за исключением визовых), на бумажных носителях уничтожаются исполнителями документов способом, исключающим возможность прочтения текста. Ответственность за их уничтожение несет исполнитель документа (ч.6 п.7 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783).

Для фиксации уничтожения черновых документов (материалов) целесообразно проставлять отметку об их уничтожении или вести отдельный журнал учета уничтожения черновых документов (материалов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Порядок проставления отметки об уничтожении таких черновых документов (материалов) должен быть определен в ЛПА. Порядок может быть следующим:

• отметка указывается в регистрационно-контрольной форме (регистрации исходящих и внутренних документов);

• отметка проставляется на внутренних документах и копиях исходящих документов и состоит из слов «Черновые документы уничтожены», даты уничтожения, подписи исполнителя документов (п.85 Методических рекомендаций по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утв. Департаментом по архивам и делопроизводству Минюста 01.04.2019 № 10).

Исходя из того, что сроки хранения черновых документов (материалов) не установлены, они могут быть уничтожены перед регистрацией подлинника документа или после его регистрации.

Также в организации дополнительно может вестись отдельная учетная форма, в которой учитываются черновые документы (материалы), содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежащие уничтожению (п.86 Методических рекомендаций № 10). Примерная форма журнала учета черновых документов (материалов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подлежащих уничтожению, приведена в приложении 22 к Методическим рекомендациям № 10.

При этом особый порядок уничтожения установлен для бланков документов с изображением Государственного герба.

Так, они уничтожаются по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) (п.5 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172).

В таком случае необходимо проставить две отметки:

1) на документе, к которому относятся черновые документы (материалы), - о том, что они уничтожены;

2) в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) учета бланков документов с изображением Государственного герба - о том, что бланки уничтожены.

Это может быть общий акт для бланков документов с изображением Государственного герба.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, содержится в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.