


Материал помещен в архив
ВОПРОС: Как установить срок хранения заведенного в организации дела «Согласия физических лиц на использование в рекламе имени, высказывания, образа»?
ОТВЕТ: Если срок хранения данных документов (документированной информации) в законодательстве не закреплен, то необходимо определить его на заседании экспертной комиссии.
Рекламодатель и рекламораспространитель обязаны хранить материалы или их копии, содержащие рекламу (за исключением рекламы, размещаемой (распространяемой) в сети Интернет), включая все вносимые в них последующие изменения, в течение 6 месяцев со дня последнего размещения (распространения) ее рекламораспространителем, а рекламопроизводитель - со дня исполнения им договора о выполнении работы по производству рекламы.
Рекламораспространитель также обязан хранить в установленном порядке копии истребованных в соответствии с Законом Республики Беларусь от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» (далее - Закон) документов в течение 6 месяцев со дня последнего размещения (распространения) им рекламы, а рекламопроизводитель - со дня исполнения им договора о выполнении работы по производству рекламы (ст.29 Закона).
При установлении сроков хранения документов, в которых закреплено согласие физических лиц на использование в рекламе их имени, высказываний, образа, следует учитывать нормы указанной статьи. Представляется, что такие документы рекламораспространитель должен хранить не менее 6 месяцев после последнего размещения (распространения) рекламы (за исключением рекламы, размещаемой (распространяемой) в сети Интернет).
Для более точного определения срока хранения документов (документированной информации) рекомендуем провести тщательный анализ всех нормативных актов, принятых в развитие Закона, а также регулирующих размещение рекламы в сети Интернет. В случае если обнаружится, что срок хранения данных документов (документированной информации) в законодательстве не закреплен, то определить его следует на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) организации в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.
В частности, решение об установлении сроков хранения документов должно быть отражено в протоколе заседания ЭК, который подлежит утверждению руководителем организации.
Также следует обратить внимание, что согласия как вида документа общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10, не предусматривает. В указанной ситуации правомерным будет создание такого вида документа, как «заявление» (заявление о согласии на использование в рекламе имени, высказывания, образа), поскольку под заявлением обычно понимается ходатайство граждан о содействии в реализации своих прав, свобод и (или) законных интересов, не связанное с их нарушением.
![]() |
Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации». |
20.07.2016
Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года