Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как в личное дело работника подшить копии документов об образовании: в порядке, установленном п.6 или п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция)?

Как при этом оформляют внутреннюю опись личного дела, если до и после внесения данной записи уже имеются записи о наличии иных документов в личном деле?

ОТВЕТ: 1. На этапе формирования личного дела применяют п.6, а при его ведении - п.8 Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.5 Инструкции).

В процессе ведения личного дела в сформированное личное дело включаются указанные в п.8 Инструкции документы в хронологической последовательности.

Таким образом, Инструкция различает понятия «формирование личного дела» и «ведение личного дела».

На этапе формирования личного дела документы включаются в него в последовательности, установленной п.6 Инструкции.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме (часть первая п.10 Инструкции).

В опись включаются сведения о документах, включенных в дело на этапе его формирования, то есть указанные в п.6 и в определенных случаях - в п.7 Инструкции.

На этапе ведения в уже сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности, то есть подшиваются в конец личного дела в порядке поступления.

Пример Если в личное дело на этапе его формирования была подшита копия диплома, иного документа об образовании, то копия второго диплома, иного документа об образовании, представленного работником в кадровую службу организации через год (иной промежуток времени), будет подшита в конце личного дела, а не следом за копией первого диплома.

2. Запись делают следом за последней внесенной записью под очередным порядковым номером.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов (часть вторая п.10 Инструкции).

Соответственно, сведения о включении в личное дело копии второго диплома будут отражены во внутренней описи следом за последней внесенной в нее записью под очередным порядковым номером.

29.03.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела