Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Как внести изменения в штатное расписание

Штатное расписание может понадобиться изменить из-за сокращения или увеличения штата, изменения наименования должностей, организационной структуры и т. д. Рассказываем, как это сделать.

Порядок внесения изменений и дополнений в штатное расписание аналогичен порядку корректировки ЛПА.

Штатное расписание относится к основным ЛПА, регулирующим трудовой распорядок работников организации (ст.194 ТК).

В нем закрепляется перечень структурных подразделений организации, должностей служащих и профессий рабочих с указанием количества единиц по каждому наименованию, тарифных разрядов (с применением или без применения ЕТКС), размеров должностных окладов и др.

Единая форма штатного расписания в законодательстве не закреплена. Это обусловлено наличием различных видов и систем оплаты труда, а также иных условий, существующих в отдельных сферах деятельности, что затрудняет приведение формы штатного расписания к единой форме для всех организаций.

Справочно Штатное расписание относится к организационно-распорядительной документации. Соответственно, оно оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, и СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Штатное расписание утверждается в порядке, предусмотренном, как правило, уставом организации (положении о ней) или другим локальным правовым актом. Штатное расписание может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) или

2) должностным лицом (п.52 Инструкции по делопроизводству).

Если нужно изменить все графы штатного расписания или большую их часть, целесообразнее утвердить новое штатное расписание.

При частичных изменениях и дополнениях штатного расписания можно оформить самостоятельный документ, а затем внести их в первоначальную версию штатного расписания и создать новую редакцию. Отдельное штатное расписание, к которому прилагаются изменения, неудобно для использования.

При утверждении штатного расписания распорядительным документом (приказом, распоряжением и др.) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса. При этом порядок, а также полномочия органов управления организацией или должностных лиц должны быть закреплены в ЛПА. Например, в хозобществах органом, имеющим полномочия утверждать штатное расписание и вносить в него изменения, может быть коллегиальный исполнительный орган - правление.

Пример   УТВЕРЖДЕНО Приказ директора предприятия 01.06.2021 № 468

Изменения в штатное расписание, соответственно, также утверждаются распорядительным документом.

При утверждении штатного расписания должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое или сокращенное наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор государственного предприятия «Управление делами НАН Беларуси» Подпись А.И.Свиридов 01.06.2021

При этом изменения в штатное расписание, утвержденное должностным лицом, можно оформить отдельным документом (см. пример ниже) или в распорядительном документе (приказ, распоряжение) об изменении штатного расписания. Его форма есть в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41.

Пример Наименование вышестоящей организации Наименование организации ИЗМЕНЕНИЯ в штатное расписание УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись А.И.Свиридов 15.06.2021

23.06.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела