Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как вносятся заголовки дел в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?

ОТВЕТ: Перед внесением заголовков дел в годовой раздел сводной описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел, при котором проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность группировки документов, включенных в дело, нумерация листов в деле, наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела, наличие и правильность оформления заверительной надписи, качество подшивки или переплета дела. Также проверяется правильность систематизации и описания дел в описях дел структурных подразделений (п.112 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.

Названия подразделов и последовательность внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи определяются схемой систематизации дел фонда, устанавливаемой архивом организации.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи того года, в котором они были заведены. В конце годовых разделов сводной описи за последующие годы делаются ссылки на соответствующий годовой раздел. Например: «Документы за 2010 год см. также в разделе описи за 2009 год, дела № 10, 15».

Графы годового раздела сводной описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дел и указанными в описи дел структурного подразделения. Графа «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, наличии копий страхового фонда и фонда пользования, особенностях физического состояния дел и др.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, нумеруются в валовом порядке независимо от установленной схемы систематизации дел фонда. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается (п.116 Правил работы архивов).

Пример Если в первый годовой раздел описи были включены дела с № 1 по № 50, то во втором годовом разделе нумерация дел начнется с № 51.

Нумерация ведется в валовом порядке до тех пор, пока число заголовков дел годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры, после чего годовые разделы сводной описи считаются законченной сводной описью дел постоянного хранения.

Справочно Пример составления годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения можно найти здесь.

14.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

10 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел временного хранения.