Какие документы необходимо хранить на работников, на которых не ведутся личные дела? Каковы правила и сроки хранения данных документов? 09.06.2015 автор Дернович Е.

Вопрос-ответ от 09.06.2015
Автор: Дернович Е.

Какие документы необходимо хранить на работников, на которых не ведутся личные дела? Каковы правила и сроки хранения данных документов?

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Какие документы необходимо хранить на работников, на которых не ведутся личные дела? Каковы правила и сроки хранения данных документов?

ОТВЕТ: На работников, на которых не ведутся личные дела, хранятся документы, создаваемые в результате документирования трудовых отношений, в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

На работников в организациях ведется комплекс документов по личному составу.

Справочно

Документы по личному составу - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 части первой ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Под формированием дел понимают группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы, касающиеся работников, на которых не ведутся личные дела, соответственно формируются в отдельные дела, а не в одно личное дело.

Срок хранения документов устанавливается в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

Примерный перечень документов по личному составу
№ п/п	Название документа	Нормативное правовое регулирование	Срок хранения	Основание срока хранения (Перечень)
1	Трудовой договор (контракт)	Статья 18 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)	3 года	Пункт 641
2	Заявления работника	Статьи 40, 178, 185, 190 и другие статьи ТК	3 года	Пункт 644
3	Приказ (распоряжение) о приеме на работу	Статья 25 ТК	75 лет	Пункт 21.3
4	Приказ (распоряжение) об изменении условий и прекращении трудового договора	Пункт 15 ст.55 ТК	75 лет	Пункт 21.3
5	Приказ (распоряжение) о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь	Статья 93 ТК	75 лет	Пункт 21.3
6	Приказ (распоряжение) о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу	Статья 93 ТК	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства	Пункт 21.4
7	Приказ (распоряжение) о работе в выходной день	Статья 145 ТК	75 лет или 3 года по решению экспертной комиссии организации
8	Приказ (распоряжение) о предоставлении трудового отпуска	Статья 152 ТК	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства	Пункт 21.4
9	Приказ (распоряжение) о предоставлении социального отпуска	Статья 152 ТК	75 лет	Пункт 21.3
10	Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании	Статья 199 ТК	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства	Пункт 21.4
11	Должностная инструкция	Статья 194 ТК	50 лет	Пункт 30
12	Характеристики работников		15 лет ЭПК (примечание)	Пункт 643
13	Договор о материальной ответственности	Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, Примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, Примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности»	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства	Пункт 213
14	Докладные записки работника		3 года	Пункт 644
15	Представления на работника		3 года	Пункт 644
16	Личные карточки работников	Ведение необязательно	75 лет	Пункт 639

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться подп.21.4 п.21 и п.213 Перечня в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в вышеназванном перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок их хранения после проведения экспертизы ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

09.06.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела