Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие документы подлежат подшивке?

ОТВЕТ: Документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет.

Все заводимые в организации дела подлежат частичному оформлению, которое предполагает формирование документов в отдельную папку и оформление обложки дела с указанием следующих реквизитов:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• срок хранения дела (п.72 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предполагает:

1) систематизацию документов дела;

2) подшивку или переплет дела;

3) нумерацию листов в деле;

4) составление внутренней описи документов дела (в предусмотренных случаях);

5) составление листа-заверителя дела;

6) оформление и уточнение реквизитов обложки дела (п.73 Правил).

При полном оформлении на обложке дела указываются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• номер тома (части) дела (если дело состоит из нескольких томов (частей));

• заголовок дела;

• дата (крайние даты) дела;

• количество листов в деле,

• срок хранения дела,

• архивный шифр (п.73 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

19.11.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела